寫得好的傳真封面，能讓文件送到對的人手上，看起來也比較正式。下面說明封面要寫哪些資料、版面怎麼排、主旨和訊息怎麼寫，最後附上可以下載的範本。
傳真封面必備的資料
傳真封面就像商業書信的信頭：說明這份傳真的來由，讓文件送到對的人手上。版面可以自由調整，但有些資料一定要寫，對方收件才順利，看起來也正式。
封面要寫哪些資料
把封面當成這份傳真的指引。先寫完整的寄件人資料，對方有問題時才找得到人：
- 姓名
- 公司名稱（如有）
- 電話號碼
- 傳真號碼
- 電子郵件地址
收件人資料一樣重要。辦公室事務繁忙，寫清楚以下收件人資料，能方便工作人員轉交文件：
- 收件人姓名
- 職稱
- 公司名稱
- 部門（如有需要）
- 收件傳真號碼
- 電話號碼（方便核對）
除了聯絡資料，也寫上方便追蹤和核對的資訊。一定要寫傳送的日期和時間：文件有期限，或需要留下紀錄時，這特別有用。總頁數（含封面）可以讓對方核對有沒有收齊。
版面與字型
封面的版面和內容一樣重要。選擇清楚好讀的字型（英文可用 Arial 或 Times New Roman），內文用 11 到 12 pt，標題和重要資訊用 14 到 16 pt。傳真有時會讓文字變得比較模糊，所以字寧可大一點、粗一點。
留足空白。資料擠在一起，不只看起來不正式，傳真後也可能看不清楚。用「收件人：」、「寄件人：」、「主旨：」這類清楚的欄位標題整理資料，忙碌的收件人就能很快找到需要的資訊。
如果想直接用範本，下面有 A4 和 US Letter 兩種尺寸的傳真封面。範本是英文版，可以填入自己的資料，也可以依需要修改。
A4 尺寸的傳真封面
US Letter 尺寸的傳真封面
常見的錯誤
不要在封面上寫身分證字號或金融資料等敏感資訊。 封面在辦公室裡常常會經過好幾個人的手。
不要用花俏的背景、顏色或複雜的圖案。電腦螢幕上好看的設計，用傳統傳真送出後可能變得看不清楚。用白底黑字，對比最清楚。
封面保持簡潔。寫很多背景說明看似貼心，但收件人通常只想很快知道文件是給誰的，不想在封面上讀長篇說明。
封面內容怎麼寫
封面內容要清楚、簡短、有禮貌，並提供收件人需要的資訊。
主旨
主旨要具體，清楚說明這份傳真的用途。不要寫「重要文件」這種籠統的主旨，改成「第 4 季財務報表，請審閱」或「合約修訂條款，請於週五前回覆」。
有案號、申請編號或專案代碼時，也一併寫上。對方同時處理很多案件時，就能很快知道這份傳真屬於哪一件。
主旨盡量簡短，在封面範本和追蹤系統上才能完整顯示。
語氣與長度
附加的訊息用正式、有禮貌的語氣。先簡短問候，再清楚說明這次傳真的目的，例如：「您好，附上您要求的保險表格，請審閱並簽名。」
訊息要簡短，通常 2 到 3 句就夠。收件人不用讀長篇說明，就能知道需不需要做什麼。
有期限或時效性的資訊，要寫在明顯的位置。需要對方在某個日期前回覆時，在訊息欄清楚寫出來。
特別指示與機密聲明
需要時，加上處理方式的指示，例如「請轉交會計部」或「機密文件，請直接交給收件人」。寫清楚這些指示，能方便對方公司的工作人員把文件交給指定的收件人。
傳送敏感文件時，加上機密聲明：「本傳真含有機密資訊，僅供收件人使用。如果誤收這份傳真，請立即通知寄件人。」
緊急的文件，在封面最上方清楚標示「急件」或「限時處理」，讓對方知道要優先處理。
如果請 AI 助理幫忙擬傳真，長信請它放在另一份文件裡，封面訊息只留幾行。封面放不下的訊息會被截掉。
傳真封面常見問題
傳真封面要寫電子郵件地址嗎？ 寫上電子郵件地址，對方就多一種聯絡方式，方便快速回覆或以電子郵件確認收件。傳送 PDF 檔案等數位文件時，更是如此。用 PayPerFax 這類線上傳真服務時，送出前可以選擇在自動產生的封面上顯示電子郵件。
傳真一定要加封面嗎？ 不一定。但傳送正式文件時，建議加上封面。傳到共用的傳真機或忙碌的辦公室時，沒有封面，文件可能會放錯地方。
範本可以修改嗎？ 可以。上面的 A4 和 US Letter 範本都能用大部分的 PDF 閱讀器或文書處理軟體編輯。可以加上公司標誌、調整版面或格式，配合公司的風格。範本是英文版。
機密文件怎麼處理？ 傳送機密傳真時，寫上清楚的機密聲明，也可以先打電話給收件人，確認對方能馬上收件。有些機構對敏感文件有特別的處理程序。
傳真超過 10 頁怎麼辦？ 文件很長時，可以考慮分成幾次傳送，或改用其他方式寄送。一定要傳很長的傳真時，清楚寫出總頁數，並在每一頁標上頁碼（例如「第 1 頁／共 15 頁」），方便對方核對。
結語
好的傳真封面是這份傳真的門面：讓文件送到對的人手上，也提供收件人需要的資訊。照著上面的格式和必填資料寫，封面就能幫對方順利處理文件。