傳真是透過電話線傳送文件影像的方式。傳真機掃描文件，把頁面轉成影像，再用聲音訊號經由電話網路送到對方的傳真號碼。對方的傳真機收到後，把訊號還原成影像並印出來。對方拿到的是一份複本，原稿還在寄件人手上。
傳真怎麼在電話線上傳送
一份傳真從送出到印出來，大致經過這幾步：
- 掃描：傳送端的傳真機掃描文件，把每一頁轉成由黑點和白點組成的影像。
- 轉成聲音訊號：傳真機把影像資料轉成不同頻率的聲音訊號。
- 撥號和確認設定：傳真機撥打對方的傳真號碼。接通後，兩台傳真機先交換識別資訊，確認這次用什麼方式傳送。
- 一頁一頁傳送：每一頁的資料透過電話線送到對方。雙方都準備好之後，再傳下一頁。
- 還原和列印：接收端的傳真機把訊號還原成影像，再印出來。
傳真線路和電話線路其實是同一種線路，差別在另一端接的設備：電話把訊號變成聲音，傳真機則把訊號變成影像。所以用電話撥打傳真號碼，接聽的是傳真機時，會聽到高音的嗶嗶聲（請看用電話測試傳真線路）。電話線路的雜音可能讓傳真內容出錯；想了解傳真機怎麼處理這種情況，請看傳真 ECM（錯誤修正模式）是什麼。
傳送端也不一定是傳真機。線上傳真服務可以把手機或電腦裡的檔案，直接傳到對方的傳真機。
傳真號碼是什麼
傳真號碼，是連接傳真機或傳真服務的電話號碼。在台灣，它看起來和市話號碼一樣，前面有區碼，例如 02-2345-6789（格式示例，請勿撥打）。撥號時要不要加區碼，請看傳真要加區碼嗎。
有些號碼接的是傳真電話兩用機，可能會有人接起來。如果有人接聽，告訴對方要傳真，再重新撥號。
對方要求用傳真送文件時
需要傳真，往往是因為表單上寫著「請傳真」，或承辦人要求用傳真送件。每個單位這樣要求的理由不一定相同，但從傳真本身來看，有兩個特點：
- 傳的是頁面的影像：簽名、印章和手寫的內容，都是頁面的一部分，會一起傳到對方那裡。
- 寄件端有傳送紀錄：傳真機可以列印傳真傳送報告，寄件人可以和文件一起留存。
送出前，先向對方確認傳真號碼，以及需要傳哪些文件。
沒有傳真機時怎麼傳
- 到超商傳真：7-11 和全家都提供傳真服務，可以傳送，也可以接收。請看超商傳真怎麼用。
- 用手機或電腦傳：文件已經是檔案時，可以用線上傳真直接傳到對方的傳真機，不用跑超商。步驟請看如何傳真和手機傳真教學。
用 PayPerFax 時，上傳檔案、輸入傳真號碼，付款前會顯示本次費用，傳送成功才扣款。免安裝 App、免註冊、免月租。PayPerFax 只提供傳送服務，無法接收傳真。