Per preparare la copertina del fax, inserisci i dati del mittente e del destinatario, l’oggetto e il numero totale di pagine. Qui trovi cosa scrivere, come impaginarla, gli errori da evitare e due modelli da scaricare.
Cosa deve contenere la copertina
La copertina del fax funziona come l’intestazione di una lettera: dice di cosa si tratta e fa arrivare i documenti nelle mani giuste. L’impaginazione può cambiare, ma alcune informazioni servono sempre perché il fax arrivi senza intoppi e si presenti bene.
Le informazioni da inserire
La copertina indica a chi è destinato il fax e cosa contiene. Comincia dai dati completi del mittente, così il destinatario può contattarti se ha domande:
- nome e cognome
- nome dell’azienda (se c’è)
- numero di telefono
- numero di fax
- indirizzo email
Sono altrettanto importanti i dati del destinatario, utili per smistare il fax negli uffici che gestiscono molti documenti:
- nome del destinatario
- ruolo
- nome dell’azienda o dell’ente
- reparto o ufficio (se serve)
- numero di fax di destinazione
- numero di telefono (utile per le verifiche)
Oltre ai contatti, aggiungi i dettagli che aiutano a seguire e verificare l’invio. Scrivi sempre data e ora della trasmissione: sono preziose per i documenti con una scadenza o quando ti serve una traccia scritta. Indica anche il numero totale di pagine, copertina compresa, così il destinatario può controllare di averle ricevute tutte.
Un’impaginazione chiara
L’aspetto della copertina conta quanto il contenuto. Scegli caratteri semplici e leggibili come Arial o Times New Roman, in corpo 11-12 per il testo e 14-16 per i titoli e le informazioni importanti. La trasmissione via fax può rendere il testo un po’ meno nitido, quindi meglio caratteri più grandi e più marcati che troppo piccoli.
Lascia molto spazio bianco. Informazioni ammassate sembrano poco curate e dopo la trasmissione diventano difficili da leggere. Usa intestazioni chiare come “A:”, “DA:” e “OGGETTO:” per mettere ordine: chi riceve il fax trova subito quello che cerca.
Se preferisci partire da un modello invece di crearne uno da zero, qui sotto trovi due copertine, in formato A4 e US Letter. Puoi personalizzarle con i tuoi dati.
Copertina in formato A4
Copertina fax stampabile A4 (PDF, in inglese) – Scarica
Copertina in formato US Letter
Copertina fax stampabile US Letter (PDF, in inglese) – Scarica
Errori da evitare
Anche una copertina fatta con cura può creare problemi se contiene le informazioni sbagliate. Non scrivere mai dati sensibili come il codice fiscale o i dati bancari sulla copertina, perché spesso passa per più mani prima di arrivare al destinatario.
Evita sfondi, colori o grafiche complesse. Quello che sullo schermo sembra bello può arrivare male via fax e rendere le informazioni illeggibili. Usa testo nero su fondo bianco, con un contrasto alto: è la scelta che si trasmette meglio.
Tieni la copertina essenziale e ordinata. Può sembrare utile aggiungere molte spiegazioni, ma chi riceve il fax vuole capire subito di cosa si tratta e a chi passarlo, non leggere un testo lungo sulla copertina.
Cosa scrivere sulla copertina
Il testo della copertina deve essere chiaro, breve e professionale, e dare al destinatario tutto il contesto che gli serve.
Un oggetto preciso
Scrivi un oggetto specifico, che dica subito a cosa serve il fax. Invece di formule generiche come “Documenti importanti”, usa descrizioni precise come “Bilancio del 4° trimestre da rivedere” o “Nuove condizioni del contratto: risposta entro venerdì”.
Aggiungi i numeri di riferimento, di pratica o di progetto quando ci sono. Aiutano il destinatario a capire subito di quale pratica si tratta, soprattutto negli uffici che seguono molte pratiche insieme.
Se possibile, scrivi un oggetto di meno di 50 caratteri, così si legge per intero sui modelli di copertina e nei sistemi che tengono traccia degli invii.
Un messaggio breve e cortese
Nel messaggio usa un tono professionale e cortese. Apri con un breve saluto e scrivi chiaramente a cosa serve l’invio. Per esempio: “In allegato trovi i moduli dell’assicurazione che mi hai chiesto, da controllare e firmare.”
Tieni il messaggio breve: di solito non più di 2-3 frasi. Il destinatario deve capire subito se deve fare qualcosa, senza leggere lunghe spiegazioni.
Metti in evidenza le scadenze. Se ti serve una risposta entro una certa data, scrivilo chiaramente nel messaggio.
Istruzioni particolari e riservatezza
Quando serve, aggiungi istruzioni precise per lo smistamento, come “Da inoltrare all’ufficio amministrazione” o “Riservato: consegnare solo al destinatario”. Queste indicazioni aiutano a far arrivare il fax alla persona giusta dentro l’ufficio.
Per i documenti riservati aggiungi una nota di riservatezza: “Questo fax contiene informazioni riservate destinate solo al destinatario indicato. Se lo hai ricevuto per errore, avvisa subito il mittente.”
Per le questioni urgenti scrivi “URGENTE” in alto sulla copertina, per segnalare che il fax richiede attenzione prioritaria.
Se un assistente AI prepara il fax per te, chiedigli di mettere una lettera lunga in un documento separato e di tenere il messaggio della copertina in poche righe. Un messaggio che non sta nella pagina viene tagliato.
Domande frequenti sulla copertina del fax
Devo scrivere il mio indirizzo email sulla copertina? L’indirizzo email dà al destinatario un altro modo per contattarti. È utile se deve risponderti in fretta o mandarti una conferma per via elettronica, soprattutto quando invii un PDF via fax o altri documenti digitali. I servizi di fax online come PayPerFax ti permettono di inserire in automatico l’indirizzo email nella copertina generata durante l’invio.
Serve sempre una copertina quando invio un fax? Non è sempre obbligatoria, ma è consigliata nelle comunicazioni di lavoro. Diventa indispensabile quando il fax arriva a un apparecchio condiviso o a un ufficio che gestisce molti documenti, dove un documento senza indicazioni rischia di finire nel posto sbagliato.
Posso modificare i modelli da scaricare? Sì. Sia il modello A4 sia il modello US Letter si possono modificare con la maggior parte dei lettori PDF o dei programmi di videoscrittura. Puoi aggiungere il logo, cambiare l’impaginazione o adattare la grafica all’immagine dell’azienda.
Come gestisco i documenti riservati? Per i fax riservati aggiungi una nota di riservatezza chiara. Valuta anche di chiamare il destinatario prima dell’invio, per avere la certezza che sia lì a ricevere il fax subito. Alcune organizzazioni hanno procedure speciali per i documenti sensibili.
E se il fax supera le 10 pagine? Per i documenti lunghi valuta di dividerli in più invii o di usare un altro mezzo. Se devi proprio inviare un fax lungo, indica chiaramente il numero totale di pagine e numera ogni pagina (per esempio “Pagina 1 di 15”), così il destinatario può controllare di averle tutte.
In sintesi
Una copertina ben fatta fa arrivare i documenti alla persona giusta e dà al destinatario il contesto che gli serve. Se segui questi consigli e inserisci tutte le informazioni necessarie, la copertina ti aiuta a comunicare meglio invece di creare intoppi.