Posso inviare un fax a qualsiasi numero di telefono?

No. Per ricevere il documento, il numero del destinatario deve essere collegato a un apparecchio fax, a un modem fax o a un servizio fax.

L’apparecchio fax compone qualsiasi numero che inserisci, ma questo non significa che il fax arrivi. È come provare a parlare in italiano con chi conosce solo il giapponese: la linea c’è, ma non passa nessun messaggio utile.

Cosa succede se invio un fax a un normale numero di telefono?

L’apparecchio fax compone qualsiasi numero che gli dai. Quando qualcuno risponde da un telefono normale, sente fischi e bip molto forti. Nessun documento viene trasmesso. Dopo 30-60 secondi l’apparecchio interrompe il tentativo di invio.

Chi risponde sente gli stessi suoni fastidiosi che forse hai sentito anche tu quando un fax ha chiamato per errore il telefono di casa. Di solito riattacca subito, perché pensa a un numero sbagliato o a una chiamata spam.

Cosa serve per ricevere un fax?

Per ricevere un fax serve uno di questi strumenti:

un apparecchio fax
un computer con modem fax
una stampante multifunzione con funzione fax
un servizio di fax online (che ti dà un numero di fax dedicato)

Senza un apparecchio compatibile, il documento più curato diventa solo rumore elettronico.

Quali numeri non possono ricevere un fax?

Questi non funzionano mai:

i cellulari
i normali telefoni di casa senza apparecchio fax
la maggior parte dei numeri VoIP
i numeri di WhatsApp e delle altre app di messaggistica

L’apparecchio fax non lo sa in anticipo. Compone questi numeri senza problemi e fallisce ogni volta.

Quali numeri potrebbero ricevere un fax?

I numeri fissi aziendali (se collegati a un apparecchio fax)
I numeri indicati come numeri di fax
I numeri verdi (dipende da come sono configurati)
I numeri esteri (se collegati a un fax)
I numeri usati a volte anche per le chiamate (linee condivise)

La parola chiave è “potrebbero”. Un numero aziendale non garantisce che ci sia un fax.

L’apparecchio fax sa se un numero può ricevere un fax?

No. L’apparecchio fax non sa se dall’altra parte c’è un fax finché non prova a collegarsi. Compone qualsiasi numero e tenta comunque di avviare lo scambio iniziale di segnali tra i due fax (handshake).

Per questo puoi perdere tempo e soldi chiamando numeri sbagliati. L’apparecchio non ha modo di controllare prima se un numero può ricevere un fax.

Come capisco se un numero può ricevere un fax?

Guardando solo il numero non puoi saperlo. Invece:

chiedi direttamente al destinatario
cerca la dicitura “fax” sui biglietti da visita o sui siti web
prova a inviare: se non va, ricevi un errore
componi il numero sul telefono e ascolta se senti i toni del fax

Nel dubbio, chiedi. È più veloce di tanti tentativi falliti.

Posso inviare un fax se l’apparecchio del destinatario è spento?

Con un apparecchio fax tradizionale spento, il fax non va a buon fine e ricevi un errore “nessuna risposta” o “linea occupata”. La maggior parte degli apparecchi fax non si riaccendono in automatico: devono essere accesi e pronti a ricevere.
Alcuni uffici usano la stessa linea per le chiamate e per il fax. Se fuori orario l’apparecchio è spento, i fax non passano finché qualcuno non riattiva la modalità fax.
I servizi di fax online sono sempre “accesi”, perché ricevono i fax tramite server su internet e li convertono in email. Il destinatario non deve tenere acceso nessun apparecchio.

Perché il fax non è andato a buon fine?

I messaggi di errore più comuni e cosa significano:

“Nessuna risposta”: nessun apparecchio fax ha risposto
“Occupato”: la linea è occupata o non compatibile
“Errore di comunicazione”: c’è un problema di collegamento
Il documento non arriva: dall’altra parte non c’è l’apparecchio giusto

La maggior parte degli apparecchi fax recenti indica con precisione cosa non ha funzionato. La soluzione però di solito è la stessa: trovare un altro modo per inviare il documento.

Cosa posso fare se il fax non funziona?

Inviare un’email con il PDF in allegato
Usare un servizio sicuro di condivisione file
Scansionare il documento e inviarlo con un messaggio
Usare un servizio di fax online che converte il fax in email

Nella maggior parte dei casi queste alternative sono comunque più veloci e affidabili del fax tradizionale.

In breve: dall’apparecchio fax puoi comporre qualsiasi numero di telefono, ma il destinatario deve avere un apparecchio o un servizio fax per ricevere il documento. Nel dubbio, chiedi prima o prova un altro metodo.

Posso inviare un fax a qualsiasi numero di telefono?