FAXを送るとき、送付状はただの表紙ではありません。日本のビジネスでは、送付状の書き方ひとつで「この人はちゃんとしている」と思われるか、「マナーを知らないな」と思われるかが分かれます。
共有FAX機に届いた書類に送付状がなければ、誰宛かもわからないまま放置されることがあります。逆に、きちんとした送付状が添えられていれば、本文を読む前から信頼感が生まれます。
ここでは、ビジネスで恥をかかない送付状の基本と、すぐに使えるポイントをまとめました。英語の「カバーシート」とは異なり、日本の送付状には挨拶文や敬称のルールなど独自のマナーがあります。
送付状の基本構成
日本のFAX送付状には、決まった形式があります。上から順に記載します。
日付
送信日を記載します。和暦（令和○年○月○日）でも西暦でも構いませんが、官公庁や法律事務所向けなら和暦が無難です。
宛名（送信先）
宛名は送付状の中でも特に気を配る部分です。会社名→部署名→役職→氏名の順に、正式名称で記載します。
- 会社名は「株式会社」「有限会社」の位置（前株・後株）を正確に
- 部署名がわかる場合は省略しない
- 氏名には必ず「様」を付ける（「御中」は部署宛の場合）
- 担当者名がわからない場合は「ご担当者 様」または「○○部 御中」
宛名を間違えるのは、ビジネスマナーとして最も避けたいミスのひとつです。送信前に必ず確認してください。
送信者情報
会社名・部署名・氏名・電話番号・FAX番号を記載します。個人で送る場合は、会社名の代わりに住所を記載することもあります。
挨拶文
相手との関係や状況に応じて使い分けます。
初めての相手・改まった場面：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 下記の書類をFAXにて送付いたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。 敬具
日常的なやり取り：
いつもお世話になっております。 下記の書類を送付いたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
社内向け：
お疲れ様です。下記の書類を送付いたします。
「拝啓」で始めた場合は必ず「敬具」で結びます。日常のやり取りでは省略するのが自然です。
送付内容の明記
何を何枚送るのかを明確にします。「記」と「以上」で挟む形式が一般的です。
記
- 見積書 1枚
- 仕様書 3枚
送付枚数：送付状を含め合計5枚
以上
FAXは途中でページが欠けることがあるため、枚数の記載は実務上とても重要です。
よくあるミスと注意点
「様」と「御中」の併用
個人宛なら「様」、組織・部署宛なら「御中」。「○○株式会社 御中 山田様」のように両方使うのは誤りです。個人名がわかっている場合は「様」だけで十分です。
送付枚数の記載漏れ
枚数が書かれていないと、受信者はすべてのページが届いたか確認できません。送付状を含めた合計枚数を必ず記載します。
機密情報を送付状に書く
送付状は受信側で複数の人の目に触れる可能性があります。マイナンバー、口座番号、パスワードなどは記載しないでください。
読みにくいフォントや装飾
FAX送信では画質が落ちます。細い線や小さな文字、グレーの背景色は避け、黒い文字に白い背景が基本です。フォントサイズは本文11〜12ポイント以上が目安です。
テンプレート
送付状をゼロから作るよりも、テンプレートに記入する方が確実です。FAX送付状テンプレートのページから、A4サイズの送付状をダウンロードできます。
パソコンからFAXを送る場合
コンビニに行かず、パソコンやスマートフォンからFAXを送ることもできます。その場合も送付状のマナーは同じです。
PayPerFaxなら、自分で作成した送付状をPDFとして1ページ目に添付して送信できます。PDFをFAXする方法も参考にしてください。登録不要で、送信が届かなかった場合は料金がかかりません。
よくある質問
送付状は必ず必要ですか？ 法律上の義務はありませんが、ビジネスFAXではマナーとして必須です。特に初めての取引先や、共有FAX機があるオフィスに送る場合は、送付状がないと担当者に届かないリスクがあります。
挨拶文は毎回「拝啓〜敬具」にすべきですか？ 相手によります。初めての取引先や正式な書類なら「拝啓〜敬具」が適切です。日常のやり取りや社内FAXでは「いつもお世話になっております」で十分です。
英語の送付状と何が違いますか？ 英語圏のFAXカバーシートは連絡先と件名が中心ですが、日本の送付状は「拝啓〜敬具」の挨拶文や「記〜以上」の書式など、ビジネス文書としての形式が求められます。宛名の敬称ルール（様・御中）も日本特有です。
まとめ
FAX送付状は、日本のビジネスにおける基本的なマナーです。宛名の正確さ、適切な挨拶文、枚数の明記。この3つを押さえるだけで、送付状の質は大きく変わります。
FAXは顔が見えないやり取りだからこそ、送付状の丁寧さがそのまま信頼につながります。