「Gmailに届いたPDFをFAXで送ってください」と言われた。印刷してコンビニに走る前に、新しいサービスに登録する前に、メールからそのままFAXで送る現実的な方法を見ておきましょう。いちばん手間が少ない道を選べば十分です。
GmailからFAXは送れますか
送れます。しかもFAX機は要りません。選べる経路は3つで、メールtoFAXサービスに月額契約するか、添付ファイルをダウンロードして登録不要のオンラインFAXにアップロードするか、Gmailに「FAX送信」ボタンを追加するアドオンを入れるかです。
どれが正解かは、FAXをどれくらいの頻度で送るのか、どこまでアカウント管理の手間を受け入れられるかで決まります。
1. メールtoFAXサービス
eFaxやMyFax、Metrofaxなどのサービスでは、[email protected]のような専用アドレスが発行されます。新規メールにPDFを添付し、「宛先」にそのアドレスを入れて送ると、サービス側がメールをFAXに変換します。
公式サイトには大きく書かれていないポイント：
- 月額契約が前提になります。アカウント作成と月額プランの申し込みが先です。相場は月10〜20ドル。1通送るためだけに契約することになります。
- 送信元アドレスの事前登録が必要です。事前にダッシュボードで登録したGmailアドレスからしか送れません。登録していないアドレスから送ると弾かれます。
- 送信確認は数分でメールに届きます。ただし本当に相手機に届いたかどうかは、サービスの処理方法と添付ファイル形式に左右されます。
- 向いているのは繰り返し送る人です。同じ職場のアドレスから何通も送るなら元が取れます。1回限りなら月額料金は回収できません。
1通だけで契約を増やしたくない場合は、ブラウザから直接アップロードするほうが短い道です。登録もプランも不要です。
2. 添付ファイルをダウンロードしてオンラインFAXで送る
最初の方法が月額契約だと気づいた人の多くが、結局この経路に落ち着きます。メールを開いて、PDF（またはDOC、JPG）をダウンロードし、登録不要のオンラインFAXにアップロードする。全部で2分ほどです。
押さえておきたい点：
- アカウントも月額契約もいりません。PayPerFaxなら、送信する1通ぶんだけ支払う形です。
- スマートフォンからも同じ手順です。スマホでメールを読んでいるなら、添付ファイルをタップしてダウンロードし、ブラウザでPayPerFaxを開いて端末のファイルを添付するだけです。
- Gmailがよく扱う形式に対応します。PDF、DOC、DOCX、JPG、PNG。日常業務の添付ファイルはおおむねカバーできます。
- 送信確認は数分でGmailに届きます。別サイトにログインする必要はありません。
1通限りなら、どの方法よりも短い道です。インストールするものも、あとで解約するものもありません。
3. GmailアドオンまたはChrome拡張
Fax.PlusやHelloFaxは、Gmailの画面に「FAX送信」ボタンを追加するアドオンを提供しています。便利そうに見えますが、入れる前に小さな文字まで読んでください。
- Google Workspaceアドオンとしてインストールされます。つまり、拡張機能にメール本文と添付ファイルを読み取る権限を渡すことになります。これは形式的な承認ではなく、本物のアクセス権限です。
- 結局は有料アカウントが必要です。Gmail側にボタンがついても料金体系は変わりません。多くの場合、裏側では月額プランです。
- 管理する画面がもう1つ増えます。権限、アップデート、Googleアカウント側の接続状況、FAX業者側のログイン、どれも面倒を見る対象になります。
2通目を送る予定がないなら、何もインストールしない選択が無難です。添付ファイルをダウンロードして、ブラウザからアップロードするほうが早く終わります。
どの方法を選ぶべきか
結局、FAXをこれから何度送るかで変わります。
1回限り、または年に数回なら、添付ファイルをダウンロードしてアップロードするのが最短です。アカウントも契約も不要で、送信に成功したときだけ支払います。
同じ職場のアドレスから定期的に送るのであれば、メールtoFAXの月額契約で元が取れる見込みがあるなら合理的です。節約できる時間が月額料金を上回るかで判断してください。
会社や部署として常設のFAX経路がほしいなら、まず情シスに相談してください。メールを読み取るアドオンを個人判断で入れるのは、この規模では筋のよい答えになりにくい選択です。
実際には、「GmailからFAX」で検索している人の大半は、目の前に書類が1通あるだけです。その場合は「ダウンロードしてアップロード」がどの代替よりも短い道です。ほかの経路も合わせて見渡したい場合はコンピュータからFAXを送る方法も参考になります。
PayPerFaxでGmailから送る、手順
- メールを開いて添付ファイルをダウンロードします。Gmailで添付にカーソルを合わせてダウンロードアイコンをクリック。PDFが安全ですが、DOC、DOCX、JPG、PNGも使えます。
- 新しいタブでPayPerFaxを開きます。会員登録はありません。
- ファイルをアップロードします。PDFをブラウザ画面にドラッグ、スマホなら「ファイルを選択」から端末のダウンロードフォルダーを開くだけです。
- 宛先FAX番号を入力します。日本国内なら市外局番から入力。海外に送る場合は国番号から入れます。番号の書式はFAX番号の例で確認できます。
- 送付状を追加します（任意）。大きな組織の特定の部署や担当者宛てに送るときに役立ちます。書き方はFAX送付状ガイドにあります。
- プレビューして、支払い、送信します。送信確認は数分で、送信元のGmailアドレスに届きます。
PayPerFaxは最初の3ページが$2、追加ページは1ページあたり$0.75です。会員登録もサブスクも不要、送信が成功しなかった場合は課金もありません。
確認が重要になるFAX
GmailからFAXを送る場面の多くは、「書類を送った証拠」が必要な手続きです。代表例：
- 市区町村の窓口、年金事務所、ハローワーク、健康保険組合などは、締切のある書類をFAXで受け付けることがまだあります。番号は書類やお知らせに書かれているものを使い、古いメールの番号は使い回さないでください。
- 医療機関では、処方せんのFAX、紹介状、検査結果、問診票などが、クリニックと薬局・病院の間でまだFAXのやり取りに残っています。
- 税務署、法律事務所、保険会社では、期限が決まった届出や請求書、委任状、申込書はFAXでの到着確認を求められることがあります。
いずれの場合も、Gmailに届いた送信確認を保存しておいてください。期限内に正しい番号へ送ったことの証拠になります。
今すぐGmailからFAXを送る
書類が受信トレイに届いていて、今日中にFAXで送らなければならないなら、3ステップです。
- Gmailから添付ファイルをダウンロードします。
- payperfax.comにアップロードし、宛先FAX番号を入力します。
- 支払って送信します。確認メールは数分で同じGmailアドレスに届きます。
会員登録や月額契約は必要ありません。送信できなかった場合は支払いも発生しません。最初の3ページが$2、追加ページは1ページあたり$0.75です。