病院、保険会社、役所、学校から「書類はFAXでお送りください」と言われて、手が止まることがあります。最後にFAXを送ったのがいつだったか思い出せなくても大丈夫です。個人がFAXを送る方法は3つあり、手元にあるものに合わせて選べば済みます。
- 自宅のFAX機や複合機：FAX付きの電話機や、電話回線につながった複合機があるとき
- コンビニ：近くの店舗のマルチコピー機で、紙の書類をその場で送るとき
- オンライン：スマホやパソコンから、FAX機も電話回線もなしで送るとき
送る前に用意するもの
- 送る書類：FAX機やコンビニで送るなら紙で、オンラインで送るならファイル（PDF、Word、写真）で用意します。
- 送信先のFAX番号：市外局番から全桁を控えます。FAX番号は電話番号と同じ形なので、代表電話の番号と取り違えやすいものです。案内文やホームページで「FAX」と書かれた番号かどうかを確かめてください。番号に不安があるときはFAX番号が正しいか確認する方法が役に立ちます。
- 送付状：役所や会社の窓口あてなら、1枚目に付けるのが一般的です。誰あての何の書類かが、受け取った担当者にすぐ伝わります。書き方はFAX送付状の書き方にまとめました。
1. 自宅のFAX機・複合機で送る方法
FAX付きの家庭用電話機でも、FAX機能のある複合機でも、送る手順はほぼ同じです。ただし、電話回線が本体の「回線」（LINE）端子につながっている必要があります。電源が入っているだけでは送信できません。
- 原稿をセットします。複数枚なら上部の自動原稿送り装置に、1枚なら原稿台ガラスに置きます。表向きか裏向きかは、トレイに描かれた小さな絵で確認できます。
- 「FAX」（機種によっては「ファクス」）ボタンを押して、コピーやスキャンからFAXの画面に切り替えます。
- 送信先のFAX番号を入力します。番号のかけ方は下にまとめました。
- 「スタート」を押します。機種によっては「送信」「モノクロスタート」と書かれています。受け取る側はほとんどが白黒で印刷するので、白黒で送れば問題ありません。
- 送信が終わるまで待ちます。ダイヤルしたあと「ピー、ヒョロロ」という高い音が鳴りますが、これは正常です。2台のFAX機がつながり、通信の方式を合わせている音です。そのあと原稿が1枚ずつ送られていきます。
- 送信結果を確認します。見方は下にあります。
FAX番号のかけ方
FAX機も電話と同じように番号をダイヤルするので、かけ方のルールも電話と同じです。
- 国内あては、0から始まる市外局番から全桁をダイヤルします。同じ市外局番の地域なら市外局番を省略できますが、全桁でかけるほうが間違いがありません。050で始まるIP電話の番号や0120のFAX番号も、そのまま全桁を入力します。
- 会社の電話交換機につながった複合機では、外線発信番号（多くは「0」）を先に押す必要があることがあります。外線番号のあとすぐにダイヤルされて失敗する場合は、「ポーズ」ボタンで少し間を入れます。画面には「P」や「-」と表示されるのが一般的です。
- 海外あては、010、国番号、相手先の番号の順にダイヤルします。相手先の番号の先頭の0は、多くの国で外します（イタリアは例外です）。国別の例は海外FAXの送り方に、番号の書き方はFAX番号の書き方にまとめています。
送信結果の見方
FAX機の画面や、印刷される送信結果レポート（機種によっては「通信管理レポート」）には、日時、相手先の番号、枚数、結果が表示されます。結果が「OK」なら、相手のFAX機まで届いています。「NG」「話し中」「応答なし」やエラーコードが出ている場合は送信できていないので、送り直してください。
失敗したときだけレポートを印刷する設定になっている機種も多くあります。送信のたびに残したい場合は、設定メニューで「送信結果レポート」を「毎回印刷」などに切り替えておきます。レポートは送った書類の控えと一緒に保管してください。相手から「届いていない」と言われたときの証拠になります。詳しくはFAXの送信確認の方法にまとめました。
2. コンビニで送る方法
自宅にFAX機がなければ、セブン-イレブン、ローソン、ファミリーマートのマルチコピー機から送ることもできます。紙の書類と送信先の番号を持って行き、画面の案内に従って操作し、料金を払えば送信できます。料金は1枚ごとにかかり、海外への送信に対応しているかどうかはチェーンによって違います。チェーンごとの違い、操作の手順、料金はコンビニFAXの送り方に詳しくまとめています。
3. スマホやパソコンからオンラインで送る方法
オンラインFAXは、インターネット経由で相手のFAX機に代わりに発信してくれるサービスです。PayPerFaxはアカウント登録も月額契約も不要で、送るFAX1件分を支払えばそれで終わりです。
- スマホやパソコンのブラウザでFAX送信ページを開きます。
- 「送信先FAX」で国を選び、FAX番号を入力します。国番号や010はPayPerFaxが自動で付けます。国内あては日本を選んだまま、03や06などの市外局番から入力します。
- メールアドレスを入力します。送信完了の確認はこのアドレスに届きます。
- 書類をアップロードします。PDF、Word（DOC、DOCX）、TIF、JPG、PNG、Markdown（.md）のファイルを送れます。複数のファイルは1件のFAXにまとめられます。
- 送付状が必要なら、「表紙を添付する」にチェックを入れて、その場で入力します。
- 「プレビュー＆料金確認」を押します。相手に届く見た目と料金が、そのまま表示されます。
- クレジットカードかPayPalで支払って送信します。
送信が終わると、送ったFAXの控えが付いた確認メールが届きます。このメールが送信結果レポートの代わりになるので、保存しておいてください。料金は最初の3ページまで¥250、追加ページは1ページあたり¥75です。届かなかった場合、料金はかかりません（料金ページ）。
スマホから送る場合
スマホだけでも、紙の書類をFAXで送れます。スキャナーは要りません。
- iPhoneなら、「メモ」Appでカメラのアイコンから「書類をスキャン」を選び、書類にカメラを向けます。四隅が自動で検出され、PDFになります。
- Androidなら、「Google ドライブ」アプリの「＋」から「スキャン」を選ぶと、同じようにPDFにできます。
できたPDFを、スマホのブラウザで開いたFAX送信ページからアップロードすれば、あとの手順はパソコンと同じです。パソコンに入っているファイルを送る場合はパソコンからFAXを送信する方法を、ファイル形式ごとのコツはPDFをFAXで送る方法とWord文書をFAXで送る方法をご覧ください。
相手にきれいに届くように送るコツ
FAXは白黒で、画面よりも解像度が低くなります。
- できるだけPDFで送ります。写真より文字や署名がはっきり残ります。
- 写真で撮るなら、明るい場所で真上から、四隅が全部入るように撮ります。
- 色の付いた紙、蛍光ペン、小さすぎる文字は避けます。灰色につぶれたり、かすれたりします。
- ページの順番が大事な書類なら、ページ番号を書いておきます。プレビューや控えで、全ページが送られたかを確認します。
- 署名や押印が必要な書類なら、署名入りの書類をFAXで送る方法を参考にしてください。
どの方法で送ればよいか
すぐそばに電話回線につながったFAX機があるなら、それを使うのがいちばん早い方法です。紙の書類が1〜2枚で、近くのコンビニにちょうど用事があるなら、コンビニも手軽です。
それ以外のときは、オンラインが楽です。書類がもともとPDFやスマホの中にある、枚数が多い、海外あて、夜遅くて出かけたくない、といった場面では、店まで行かずに自宅から送れて、日時の入った送信確認も手元に残ります。
準備ができたら、FAX送信ページでファイルをアップロードし、番号を入力してください。