目次
- FAX番号の形式とは？
- FAX番号に市外局番は必要ですか？
- FAX番号は7桁（または6桁、8桁など）でも可能ですか？
- 日本国内でFAX番号の前に「0」を付ける必要がありますか？
- 任意の電話番号にFAXを送信できますか？
- FAX送付状の書き方
- FAXのファイル形式とは？
病院や役所から伝えられたFAX番号の桁数がいつも見る電話番号と違っていて、手元でどう書けばよいか迷うことがあります。日本のFAX番号は通常10桁で、市外局番＋市内局番＋加入者番号の3ブロックに分かれます。同じ市外局番のあて先なら市外局番を省略でき、海外あては先頭に国際電話識別番号「010」を付けます。この記事では番号の桁数と書き方に加え、送付状の書式と送信ファイルの対応形式まで、FAXを送るときに迷いがちな「書式」をまとめて扱います。
FAX番号の形式とは？
FAX番号は電話番号と同じ回線に載せる以上、書き方も電話番号と同じルールに従います。実際に手元で書き分ける場面は主に3つ、同じ市外局番内の市内あて、他市外局番の国内あて、海外あての国際形式です。
市内形式（同一市区町村内）
同じ市外局番内でFAXを送信する場合、市外局番を省略して市内局番と加入者番号のみでダイヤルできます。例えば、東京都内（03エリア）で完全な番号が03-1234-5678の場合、同じ03エリア内からは1234-5678とダイヤルするだけで送信できます。
国内形式（同一国内）
日本国内で異なる市外局番にFAXを送信する場合、市外局番を含めた完全な番号をダイヤルする必要があります。例えば、東京から大阪にFAXを送信する場合は06-1234-5678とダイヤルします。
携帯電話からFAXを送信する場合も、市外局番を含めた完全な番号が必要です。
国際形式
国際FAXを送信する場合、国際電話識別番号（日本では「010」、多くの国では「00」）に続けて、国番号、市外局番、市内局番と加入者番号をダイヤルします。例えば：
- 日本からアメリカのニューヨークにFAXを送信する場合：
010-1-212-555-1234 - 日本からイギリスのロンドンにFAXを送信する場合：
010-44-20-1234567
「+81-3-1234-5678」や「+1-212-555-1234」のように「+」記号で表記されることもあります。この「+」は「各国の国際電話識別番号を先頭に付けてください」という意味です。日本の場合は「+」を「010」に置き換えてダイヤルします。
FAX番号に市外局番は必要ですか？
基本的には必要です。電話をかけるときと同じで、送信元と送信先が別の市外局番エリアなら、市外局番から10桁すべてを含めてダイヤルします。名刺やウェブサイトに載っているFAX番号をそのまま入力すれば通じるのは、この完全形式が前提になっているためです。
例外は「同一市外局番エリア内から送る」場面だけです。例えば東京都内（03エリア）内の相手にFAXを送るなら、市外局番03を省略して市内局番と加入者番号の1234-5678だけでかまいません。逆に大阪（06エリア）から東京（03エリア）に送る場合は03-1234-5678と市外局番を含めた完全な形式が必要です。
携帯電話やIP電話回線から発信する場合は、発信側に固定の市外局番が紐づいていないため、宛先が同エリア内の03番号であっても市外局番03から10桁すべてをダイヤルします。国際FAXの場合はさらに、市外局番の前に国際電話識別番号「010」と国番号を付けます。
FAX番号は7桁（または6桁、8桁など）でも可能ですか？
場合によっては可能です。
同じ市外局番内でダイヤルする場合、市外局番を省略して7桁または8桁でダイヤルできることがあります。日本では、市外局番を除いた番号は通常8桁（市内局番4桁＋加入者番号4桁）ですが、地域によって異なる場合もあります。
ただし、異なる市外局番への送信や国際FAXの場合は、市外局番や国番号を含める必要があるため、桁数は多くなります。
日本国内でFAX番号の前に「0」を付ける必要がありますか？
日本国内では、異なる市外局番にFAXを送信する場合、市外局番の先頭に「0」を付けてダイヤルする必要があります。
例えば、大阪（市外局番06）から東京（市外局番03）にFAXを送信する場合は：
03-1234-5678とダイヤルします。
ただし、同じ市外局番内でFAXを送信する場合は、市外局番を省略して市内局番と加入者番号のみでダイヤルできます。例えば、東京都内（03エリア）で同じエリア内に送信する場合は1234-5678とダイヤルするだけです。
任意の電話番号にFAXを送信できますか？
いいえ、任意の電話番号が必ずしもFAX番号として機能するわけではありません。有効なFAX番号として使えるかどうかは、いくつかの条件で決まります。
まず、各国の電気通信規則に沿った桁数であることが前提です。日本の場合は国番号を除いて、市外局番（2〜5桁）と市内局番・加入者番号を合わせて10桁になります。次に、通信事業者から番号が割り当てられ、電話回線として実際に開通している必要があります。書き方も番号として適切な形式に従っていることが求められ、国際FAXであれば国番号、市外局番、市内局番と加入者番号を順に並べます。そして最後に、既に別用途で使用中の回線ではないことも欠かせません。音声通話とFAXの両方を同一回線で処理できるよう設定されている場合はその限りではなく、最新のシステムの中には両方に対応できるものもあります。
つまり、任意の番号がFAX番号になる可能性はありますが、これらの条件がすべて揃っている必要があります。適当な番号を選んでFAXを送信しようとしても、その番号が有効で稼働中のFAX回線でない限り、送信は成功しません。
FAX送付状の書き方
送付状（「カバーシート」とも呼ばれます）は、送信する文書の宛先情報を記載するために役立ちます。標準的なFAX送付状には次の項目を含めます。
まず送信者の連絡先として氏名、会社名、電話番号、FAX番号を書き、続いて受信者の氏名、会社名、送信先FAX番号を記載します。あとは送信日と送付状を含む総ページ数、内容を一行で示す件名、そして必要に応じた追加メモや指示事項を書けば、宛先で仕分けできる送付状になります。
プロフェッショナルな送付状の作成方法、書式のポイント、デザインのベストプラクティス、ダウンロード可能なテンプレートについては、詳細なFAX送付状ガイドをご覧ください。
FAXのファイル形式とは？
従来のFAX機は電話回線を通じてデータを送信し、文書をスキャンしてビットマップ画像に変換します。このビットマップが電話回線を通じて送信され、受信側のFAX機がビットマップ画像を印刷します。
TIFF Group 3 (.tif)
最も一般的なファイル形式はTIFF（Tagged Image File Format）です。高品質でFAX機との互換性に優れているためです。ただし、FAXで使用されるTIFFの種類は通常、TIFF Group 3またはTIFF G3と呼ばれます。
TIFF G3はモノクロ（白黒）の画像形式です。主にテキストで構成される文書に非常に効率的な圧縮技術を使用しています。この形式の特徴の一つは、1つのTIFFファイル内に複数のページを保存できることで、複数ページのFAXに最適です。これらの利点から、TIFF G3形式は従来のFAXとデジタルFAXの両方で標準となっています。
PDFも最適
TIFF G3形式は従来のFAXの標準ですが、PDF（Portable Document Format）はオンラインFAXサービスで人気の選択肢となっています。PDFは、開くデバイスやソフトウェアに関係なく文書の書式とレイアウトを維持するため、オンラインFAXに最適です。
PDF形式は汎用性が高く、ページサイズ、フォント、画像、レイアウトを含む文書の元の外観を保持するよう設計されています。これは、送信する文書の明瞭さと完全性を維持することが重要なビジネスシーンで特に価値があります。
その他の形式も対応
デジタルFAXやインターネットFAXが普及した現代では、FAXサービスが対応するファイル形式も拡大しています。TIFFやPDFに加えて、DOC、DOCX、JPG、PNGなどの形式も受け付けています。これらのデジタルファイルは通常、サービス側でTIFF G3などのFAX互換形式にバックグラウンドで変換されます。