契約書のドラフトはWordで作り、あとは相手の指定FAX番号に送るだけ。日本のオフィスではよくある場面ですが、家や小さな事務所にはもうFAX機がないという現実に突き当たりがちです。DOCでもDOCXでも、いったんプリンターで紙にしてからスキャンし直す作業は、いまはもう省けます。
Word文書のままアップロードすれば、相手のFAX機まで届きます。DOCとDOCXのどちらでも受け付けられ、FAX機に合わせた形式変換はアップロード後に自動で行われます。以下では、送信の手順と、Wordらしい書式を崩さずに届けるためのコツを順に見ていきます。
Word文書をFAXで送信する手順
大まかな流れは次のとおりです。
❶ Wordファイルをアップロード
PayPerFaxの「FAXを送信」ページにアクセスします。「ファイルを選択」をクリックするか、Word文書をアップロードエリアに直接ドラッグします。DOCとDOCX両方の形式に対応し、変換は自動で行われます。
ファイルが正常にアップロードされると確認が表示されます。関連する複数の文書を送信する場合は、複数のWordファイルをまとめてアップロードできます。1回のFAX送信として統合されます。
❷ 送信先情報を入力
送信先のFAX番号を入力し、国際送信の場合は正しい国旗を選択します。これにより、番号形式が正しく設定され、料金も正確に計算されます。
配信確認を受け取るためにメールアドレスを入力します。受信者名や連絡先情報も入力できますが、これらは任意項目です。
❸ 送付状を作成（任意）
Word文書に送付状が含まれていない場合は、システム内で直接作成できます。ビジネス文書に背景説明や特別な指示が必要な場合に便利です。
送付状は合計ページ数に1ページ追加されるため、料金計算に含めてください。プロフェッショナルなフォーマットのコツや送付状の例については、FAXフォーマット基準の総合ガイドをご覧ください。
❹ 送信前にプレビュー
「FAXをプレビュー＆料金確認」をクリックすると、Word文書がFAX送信時にどのように表示されるかを確認できます。このプレビューステップで、最終的なフォーマットと合計料金を送信確定前に確認できます。
Word文書のフォーマットがFAX送信時に完全に再現されない場合があります。プレビューで問題を発見し、必要に応じて調整できます。
料金は明確です。通常、世界中への送信で最初の3ページまで$2、追加ページは1ページあたり$0.75です。
❺ 支払いを完了して追跡
プレビューに問題がなければ、クレジットカードまたはPayPalで支払いに進みます。支払い後、送信の進捗をリアルタイムで確認できるトラッキングページが表示されます。
配信が正常に完了するとメールで確認が届きます。何らかの理由で送信が失敗した場合、料金は発生しません。これがPayPerFaxの「送信失敗時は料金不要」保証です。
Word文書送信のコツ
Wordで作った書類をそのままFAXにする流れは、日本のオフィスワークでは日常の一部です。契約書のドラフトを画面で作り込んで、最後だけ役所や取引先のFAXに送る、というやり方は昔から変わっていません。うまく届けるコツは、画面で見えているものと、相手のFAX機に出力されるものの差を、送る前に少しだけ縮めておくことです。
まずレイアウトはシンプルに保ってください。表・テキストボックス・多段組みは変換時にずれやすく、受信側で読みにくくなります。フォントはArial、Times New Roman、Calibri、または游明朝・游ゴシック・ヒラギノ角ゴなどの標準的な和文フォントが安全です。装飾フォントは受信側の解像度でつぶれます。ファイル形式はDOCでもDOCXでもかまいません。どちらでアップロードしても自動で変換されます。フォーマット面のちょっとしたコツはMakeUseOfのWordフォーマットガイドにまとまっています。
画像はそのまま送信されますが、画質は必ず落ちます。コントラストの強い図（白地に濃い線の図表、白抜きロゴなど）は残りやすく、階調の細かい写真は潰れやすいと覚えておくと安心です。余白は各辺2.5cm以上を確保してください。FAX機はページの端まで印字できないことが多く、罫線や本文がぎりぎりまで詰まっていると切れます。ファイルサイズは8MB以下を目安に。
PDFで送りたい場合は、PDF文書のFAX送信ガイドで形式別のポイントを解説しています。
WordからFAXへの一般的な問題
送信前にひと手間かけておくと、あとから「読めなかったので送り直してほしい」と言われる確率がぐっと下がります。
複数の資料からコピー＆ペーストして作った書類は、書式が混ざり合っていることがよくあります。送信前にWordの「書式のクリア」機能で一度リセットしておくと、変換後のズレを防げます。この操作手順を参考にしてください。
表組みは崩れやすい要素の代表格です。複雑なセル結合や入れ子の表は、シンプルな1段組の表か、明確に間隔を取ったプレーンテキストに置き換えるほうがきれいに届きます。ヘッダーとフッターに入れた情報は受信側で切り落とされることがあるので、日付や担当者名などの重要事項は本文中にも書いておいてください。
送信前に変更履歴とコメントを必ず解除してください。相手のFAX機に、赤字の見え消しや吹き出しがそのまま印字されると、契約書としては致命的です。パスワード保護がかかっているファイルは処理できないので、これも事前に外しておきます。
国際送信に関する注意事項
海外のFAX機に送るときは、日本語（漢字・かな）や絵文字などのマルチバイト文字が、受信側の古いFAX機で置き換わることがあります。不安な場合は、まずカバーページだけの1ページで試し送信してから本文を送ると安全です。
配信のタイミングは受信国の営業時間と、相手方のFAX機の稼働状況に左右されます。日本時間の夕方に送っても、相手が就業時間外なら翌営業日まで通信履歴に載らないことがあります。料金は送信先の国によって異なりますが、プレビュー画面で送信前に確定料金が表示されます。
料金と対応環境
料金は送付状を含めて最初の3ページまでが$2、それ以降は1ページあたり$0.75です。月額契約や長期の縛りはなく、支払いは送信ごと。届かなかった場合の料金は発生しません。
パソコン、タブレット、スマートフォンのいずれからでも操作でき、アップロード時の通信はTLSで暗号化されます。ファイルは品質確認のため30日間保管したのち、自動で削除されます。詳細はデータ保持ポリシーをご覧ください。海外向けの送信は130か国以上に対応しています。
文書側のセキュリティ設定（パスワード保護や権限）は、Microsoft公式のWordセキュリティガイドラインが詳しく解説しています。
よくある質問
どのWordバージョンに対応していますか？ Microsoft Wordのあらゆるバージョンで作成されたDOC・DOCXファイルに対応しています。
フォーマットは維持されますか？ 基本的なフォーマットは適切に変換されますが、複雑なレイアウトはずれることがあります。プレビューで文書がどのように表示されるかを正確に確認できます。
画像入りの文書もFAX送信できますか？ はい。ただしFAX送信時に画質は低下します。コントラストの高い画像が最適です。
Wordファイルがアップロードできない場合は？ ファイルがパスワード保護されていないか、8MB以下であることを確認してください。アップロード前に文書の制限をすべて解除してください。
国際FAXにはどのくらい時間がかかりますか？ 通常、1ページあたり1〜2分で送信が完了します。送信先の国と受信側FAX機の状況によって異なります。