重要な書類をFAXで送った直後、「本当に相手に届いたのか」という不安が残ることがあります。手元の「送信完了」表示は、FAX機同士のやり取りが成立したことを示すもので、相手先で人が実際に受け取ったところまでを保証するわけではありません。従来のFAX機とオンラインFAXサービスでは、それぞれ異なる形で確認情報が残ります。
一般的な質問
FAXが受信されたことを確認するには？
FAXが受信されたことを確認するには、機器のLCD画面の確認メッセージ、印刷された確認ページ、またはFAXジャーナルを確認します。オンラインサービスでは通常、FAX送信が成功した後に確認ページを表示するか、確認メールを送信します。
FAXは確認されたが受信されなかった。何が起きた？
送信履歴に「成功」と残っているのに、相手先で見当たらないケースもあります。相手側のFAX機で紙が詰まっている、トナーやインクが切れている、給紙トレイが空、受信直後に別の書類に紛れた、といった原因が典型です。まずは相手の担当者に電話で連絡し、着信の有無と、届いていた場合の受信状態（全ページ揃っているか、かすれや欠けがないか）を確認します。届いていない、または一部しか届いていない場合は、送信レポート（送信時刻と通信結果が印字されたもの）を証跡として保存したうえで、同じFAX番号へ再送信します。
FAX確認が届くまでどのくらいかかる？
FAX確認が届くまでの時間は異なります。通常、FAX送信後すぐに届きます。ただし、ネットワーク、受信機、またはFAXサービス自体の問題により遅延が発生する場合があります。
詳細については、「FAX送信にはどのくらい時間がかかる？」の記事をご覧ください。
物理的なFAX機からの確認
従来のFAX機を使用する場合、通常、次の3つの方法のいずれかでFAX送信成功の確認を受け取ります。
1. LCD画面での確認
FAX機のLCDディスプレイ、画像：Amazon.com
FAX機のLCD画面には、ページの切り替えや所要時間など、FAX送信の進行状況が表示されます。FAXが完了すると、FAXが正常に送信されたかどうかを示す短い確認メッセージが表示されます。
2. 印刷された確認ページ
FAX機は、送信するFAXごとに確認レポートを自動的に印刷するように設定できます。これは個別の用紙に出力されます。
通常、用紙を節約するために、FAX機はFAXの送受信に問題がある場合にのみこのページを出力するように設定されています。ただし、ほとんどのFAX機では、この機能を完全に無効にするか、すべての送信結果に対して有効にすることができます。
一部のFAX機は、ページに詳細が記載された小さなボックスのみを印刷します。以下の例に示すように、送信されたFAXの最初のページ全体を含めるものもあります。
FAX確認、画像：Calameo
3. FAXレポートまたはジャーナル
FAX機は、最近の期間に送信（および受信）されたFAXのログを印刷できます。「ジャーナル」または「ログ」とも呼ばれるこれらのレポートは、一定期間に送受信されたすべてのFAXの記録を提供します。ジャーナルは通常、次のようになります。
FAXジャーナルレポート、画像：OKI
オンラインFAXサービスからの確認
オンラインFAXサービスを使用してFAXを送信する場合、通常、次のいずれかの方法で確認を受け取ります。
1. オンライン確認ページ
オンラインでFAXを送信した後、プロバイダーがステータス追跡ページに移動する場合があります。このページは、FAXが送信されると確認ページに更新されます。
GotFreeFaxの確認ページは次のようになります。
GotFreeFax Web確認
2. 確認メール
ほとんどのオンラインFAXサービスには、FAX送信が完了すると、送信したFAXのすべての詳細を記載した確認メールを送信する機能があります。faxZEROの確認メールは次のようになります。
3. 開発者向けステータスコールまたはコールバック
開発者向けに、オンラインFAXサービスはステータスレスポンスを提供するか、エンドポイントへのコールバックを実行してFAX送信の成功を確認します。詳細には触れませんが、3つのプロバイダーがこれを行う方法へのリンクを以下に示します。
- PayPerFaxは
GET /api/fax/{id}/statusというステータス呼び出しを提供しており、コールバックを待たずに開発者がFAXのステータスを直接読み取れます。コールバックはなく、登録するアカウントもありません。PayPerFaxのステータス確認リファレンスにフィールドとポーリングのルールが載っています（英語のみ）。 - PhaxioのWebコールバックメカニズムのドキュメント
- InterFAXのステータス取得メソッドのドキュメント