Sapere se il fax è arrivato diventa cruciale proprio quando la scadenza è vicina. Sono le 16:58, l’ufficio chiude alle 17:00, e la domanda non è “l’ho inviato?” ma “l’hanno ricevuto?”. La conferma di consegna risponde proprio a questo. È la piccola prova che l’apparecchio fax o il servizio online ti restituisce quando l’altro apparecchio ha ricevuto ogni pagina. Ed è il motivo per cui il fax resta dove i documenti devono arrivare davvero: moduli per un ufficio, richieste sanitarie, pratiche con una scadenza. Qui sotto trovi i tre segnali che dà un apparecchio fax tradizionale, i tre che dà un servizio online, e cosa prova davvero ciascuno.
- Cos’è la conferma di consegna di un fax?
- Conferme da un apparecchio fax
- Conferme da un servizio di fax online
Cos’è la conferma di consegna di un fax?
La conferma di consegna è la ricevuta che l’apparecchio fax, o il servizio di fax online, ti dà quando finisce di comunicare con l’apparecchio del destinatario. Registra che il collegamento è riuscito e che ogni pagina è stata ricevuta. Non è una conferma di lettura: dice che le pagine sono arrivate all’altro apparecchio, non che una persona le ha prese dal vassoio.
Come verificare se il fax è arrivato?
Per sapere se il fax è arrivato, controlla il messaggio di conferma sul display dell’apparecchio, il rapporto di trasmissione stampato o il giornale dei fax. I servizi online di solito mostrano una pagina di conferma nel browser e mandano un’email con gli stessi dati quando la trasmissione è finita.
Il fax risulta consegnato, ma il destinatario non lo trova: cosa è successo?
Se il fax risulta consegnato ma il destinatario non lo trova, il problema riguarda quasi sempre la ricezione: carta inceppata, vassoio vuoto, toner scarico o una coda bloccata sul server del destinatario. La conferma dice che le pagine sono arrivate all’altro apparecchio. Non promette che qualcuno sia andato a prenderle. Se il destinatario lo chiede, invia di nuovo il fax e verifica per telefono.
Quanto tempo ci vuole per ricevere la conferma del fax?
Se il fax va a buon fine, la conferma è quasi immediata: l’apparecchio che invia la stampa o la mostra appena l’altro apparecchio segnala di aver ricevuto l’ultima pagina. La conferma può tardare se l’apparecchio o il servizio sta ancora ricomponendo il numero. Se la linea è occupata, la maggior parte degli apparecchi e dei servizi riprova due o tre volte prima di indicare che l’invio non è riuscito. Durante questi tentativi devi aspettare. Se dopo dieci-quindici minuti dall’invio la conferma non è ancora arrivata, considera l’invio non riuscito e controlla il numero.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo Quanto tempo ci vuole per inviare un fax?.
Conferme da un apparecchio fax
Con un apparecchio fax tradizionale, di solito la conferma di un invio riuscito arriva in uno di questi tre modi.
1. Conferma sul display
Display LCD di un apparecchio fax. Immagine: Amazon.com
Il display dell’apparecchio fax mostra l’avanzamento della trasmissione, con il passaggio da una pagina all’altra e la durata. Alla fine, l’apparecchio mostra per qualche istante un messaggio che dice se il fax è stato inviato.
2. Rapporto di trasmissione stampato
Puoi impostare l’apparecchio fax perché stampi in automatico un rapporto di trasmissione per ogni fax inviato. Il rapporto esce su un foglio a parte.
Di solito, per risparmiare carta, l’apparecchio stampa il rapporto solo quando c’è un problema nell’invio o nella ricezione. La maggior parte degli apparecchi permette però di disattivare questa impostazione e di stampare il rapporto per ogni trasmissione.
Alcuni apparecchi stampano solo un riquadro con pochi dati. Altri includono anche tutta la prima pagina del fax inviato, come nell’esempio qui sotto.
Rapporto di trasmissione. Immagine: Calameo
3. Giornale o registro dei fax
Gli apparecchi fax possono stampare un elenco dei fax inviati (e ricevuti) in un certo periodo. Questi rapporti, chiamati anche “giornale” o “registro”, tengono traccia di tutti i fax inviati e ricevuti nel periodo scelto. Un giornale di solito è così:
Giornale dei fax. Immagine: OKI
Conferme da un servizio di fax online
Quando invii un fax con un servizio di fax online, di solito ricevi la conferma in uno di questi modi.
1. Pagina di conferma online
Dopo l’invio, il servizio può mostrarti una pagina che segue lo stato del fax. La pagina si aggiorna e diventa una pagina di conferma quando il fax è stato inviato.
Ecco, come esempio, la pagina di conferma di GotFreeFax, un servizio di fax online:
Pagina di conferma web di GotFreeFax
2. Email di conferma
La maggior parte dei servizi di fax online ti manda un’email di conferma con tutti i dettagli quando la trasmissione è finita. Ecco, come esempio, l’email di conferma di faxZERO:
3. Verifica dello stato per sviluppatori
Per gli sviluppatori, i servizi di fax online offrono una chiamata API che restituisce lo stato del fax, oppure richiamano un indirizzo indicato dallo sviluppatore (callback) per confermare la trasmissione. Non entriamo nei dettagli, ma ecco come lo fanno tre servizi:
- PayPerFax offre una chiamata per leggere lo stato di un fax direttamente, senza aspettare un callback. Non c’è callback e non serve un account per registrarne uno. La documentazione check-status di PayPerFax (in inglese) spiega i campi e le regole per interrogare lo stato.
- La documentazione del meccanismo di web callback di Phaxio
- La documentazione del metodo di recupero dello stato di InterFAX