Hai una casella PEC, eppure l’ufficio ti chiede di mandare il modulo via fax. Capita più spesso di quanto sembri, soprattutto con la sanità e con alcuni uffici che pubblicano ancora un numero di fax. Fax e PEC convivono, ma non servono sempre alle stesse cose.
La risposta breve: usa il canale che il destinatario indica. Se accetta la PEC e ne hai una, di solito è la scelta giusta. Se chiede un fax, o pubblica solo un numero di fax, manda un fax. Qui vedi cosa dice la legge, chi può usare cosa e come capire cosa accetta il destinatario.
Cos’è la PEC
La PEC (posta elettronica certificata) è un’email con valore legale. Per la legge italiana una PEC vale come una raccomandata con ricevuta di ritorno. In Italia ci sono circa 16 milioni di caselle PEC.
Per un’impresa la PEC è, in pratica, il modo per scrivere alla pubblica amministrazione. Per un cittadino è uno dei canali possibili. Per mandare una PEC ti serve una casella PEC tua.
Cosa dice la legge sul fax
Tre regole spiegano quasi tutti i casi:
- Il cittadino può scrivere alla pubblica amministrazione anche per fax. Il DPR 445/2000, art. 38, permette di inviare istanze e dichiarazioni a un ufficio pubblico “anche per fax”.
- Il rapporto di trasmissione prova l’invio. Per la Cassazione, chi ha il rapporto ha provato di aver mandato il fax; tocca al destinatario dimostrare di non averlo ricevuto (Cass. n. 14251/2019).
- Imprese e uffici pubblici seguono altre regole. Un’impresa deve scrivere alla pubblica amministrazione per via elettronica, in pratica con la PEC. Tra uffici pubblici il fax è vietato (CAD, art. 47).
Per approfondire leggi il fax ha valore legale?
Chi può usare cosa
| Chi scrive | A chi | Canale |
|---|---|---|
| Cittadino | Ufficio pubblico | Quello che l’ufficio indica: PEC o fax |
| Impresa | Pubblica amministrazione | PEC |
| Ufficio pubblico | Altro ufficio pubblico | Canali elettronici, mai il fax (CAD, art. 47) |
| Cittadino | ASL, ospedale, laboratorio | Quello che indica la struttura, a volte il fax |
| Cittadino o impresa | Destinatario all’estero | Quello che indica il destinatario, spesso il fax |
Quando la PEC è la scelta giusta
La PEC è la strada naturale in questi casi:
- Il destinatario indica un indirizzo PEC, nella lettera o sul sito ufficiale.
- Scrivi per conto di un’impresa a un ufficio pubblico. Qui la PEC è la regola.
- Ti serve una prova con il valore di una raccomandata A/R, e il destinatario accetta la PEC.
Se usi la PEC ogni giorno per lavoro, non c’è motivo di cambiare quando il destinatario la accetta.
Quando ti chiedono ancora un fax
Ci sono casi in cui il destinatario chiede proprio un fax:
- L’ufficio pubblica solo un numero di fax, o la lettera chiede di rispondere via fax.
- Una struttura sanitaria lo chiede. Alcune ASL usano il fax per le richieste di cartelle cliniche, alcuni ospedali per i reclami, alcuni laboratori per i referti su richiesta.
- Anche il Garante per la protezione dei dati personali indica una linea fax per i reclami.
- Alcune aziende di servizi, compagnie telefoniche e università chiedono un fax per moduli, disdette o iscrizioni.
- Il destinatario è all’estero. La PEC è un sistema italiano: un ufficio in Germania o in Giappone di solito non ha un indirizzo PEC, e molti lavorano ancora via fax.
- Scrivi per una pratica personale, non hai una casella PEC e l’ufficio accetta il fax.
In tutti questi casi il fax non è un ripiego. È il canale che il destinatario ha scelto.
Come capire cosa accetta il destinatario
- Leggi la lettera o il modulo. Spesso indicano il canale e l’indirizzo a cui rispondere.
- Controlla la pagina dei contatti sul sito ufficiale.
- Nel dubbio, telefona e chiedi. Chiedi anche se serve una copertina o un numero di pratica.
- Prendi il numero di fax o l’indirizzo PEC solo da fonti ufficiali. Prima di inviare, puoi verificare il numero di fax.
Se il destinatario accetta entrambi, tutti e due lasciano una prova dell’invio. La PEC ha il valore di una raccomandata A/R. Per il fax, il rapporto di trasmissione prova che il documento è partito. Conserva sempre la ricevuta o la conferma insieme al documento.
Domande frequenti
Posso rispondere via fax a chi mi ha scritto via PEC? Dipende da cosa accetta chi ti ha scritto. Se la lettera indica un numero di fax tra i canali per rispondere, puoi usarlo. Se chiede una risposta via PEC, usa la PEC.
Il fax ha lo stesso valore della PEC? Non sono la stessa cosa. La legge dà alla PEC il valore di una raccomandata A/R. Il fax ha una sua prova: il rapporto di trasmissione prova l’invio (Cass. n. 14251/2019). Quale serve per la tua pratica dipende dalle regole del destinatario.
Un’impresa può mandare un fax a un ufficio pubblico? No. Un’impresa deve scrivere alla pubblica amministrazione per via elettronica, in pratica con la PEC.
Serve una PEC per mandare un fax? No. Per mandare un fax online bastano il documento e il numero di fax del destinatario. Per sapere come funziona la conferma, leggi la pagina sulla conferma di consegna del fax.
Se il destinatario chiede un fax
PayPerFax non sostituisce la PEC. Serve quando il destinatario chiede proprio un fax e non hai un apparecchio. Carichi il documento su fax.payperfax.com/it, inserisci il numero e vedi il prezzo esatto prima di pagare. Senza abbonamento e senza registrazione: paghi solo se il fax viene consegnato, e ricevi la conferma di consegna via email.