병원, 보험사, 관공서에서 “서류는 팩스로 보내 주세요”라는 말을 들으면 막막할 수 있어요. 팩스기를 마지막으로 만져 본 게 언제인지 기억나지 않아도 괜찮아요. 팩스를 보내는 방법은 세 가지이고, 지금 가진 것에 맞춰 고르면 돼요.
- 사무실 복합기: 팩스 회선이 연결된 기기가 가까이 있을 때
- 창구: 주민센터, 우체국, 무인복합기가 있는 편의점
- 온라인: 컴퓨터나 핸드폰으로, 팩스기도 전화선도 없이
보내기 전에 챙길 것
- 보낼 서류: 복합기나 창구에서는 종이로, 온라인으로 보낼 때는 파일(PDF, Word, 사진)로 준비하세요.
- 받는 곳의 팩스 번호: 지역번호까지 전부 필요해요. 팩스 번호는 전화번호와 생김새가 같아서 대표 전화번호와 헷갈리기 쉬워요. 안내문이나 홈페이지에 “팩스” 또는 “FAX”라고 적힌 번호인지 확인하세요. 팩스 번호가 맞는지 확인하는 방법도 도움이 돼요.
- 팩스 표지: 큰 기관이나 회사로 보낸다면 있는 게 좋아요. 누구 앞으로 온 서류인지 받는 쪽 담당자가 바로 알 수 있어요. 팩스 표지 템플릿을 쓰면 1분이면 채워요.
1. 사무실 복합기로 팩스 보내는 법
사무실 복합기(삼성, 신도리코, 캐논, HP 등)든 팩스 기능이 있는 가정용 복합기든 보내는 순서는 거의 같아요. 다만 기기 뒤쪽 “LINE” 단자에 팩스 회선이 꽂혀 있어야 해요. 전원만 켜져 있다고 팩스가 되지는 않아요.
- 원고를 놓으세요. 여러 장이면 위쪽 자동 급지 장치에, 한 장이면 유리판(원고대)에 놓으면 돼요. 앞면을 위로 놓을지 아래로 놓을지는 급지대에 그려진 작은 그림을 보면 알 수 있어요.
- 화면이나 버튼에서 팩스를 고르세요. 복사·스캔 모드에서 팩스 모드로 바뀌어요.
- 받는 곳 팩스 번호를 입력하세요. 번호 누르는 법은 아래에 정리했어요.
- 시작을 누르세요. 기기에 따라 전송, 흑백 시작이라고 적혀 있어요. 받는 쪽은 거의 흑백으로 출력하니 흑백으로 보내면 돼요.
- 끝날 때까지 기다리세요. 번호를 건 뒤 “삐-” 하는 날카로운 소리가 나는데, 정상이에요. 두 기기가 연결되어 통신 방식을 맞추는 소리예요. 그다음 원고가 한 장씩 넘어가요.
- 전송 결과 보고서를 챙기세요. 보는 법은 아래에 있어요.
받는 쪽에서 회신할 팩스 번호를 물어보는데 우리 사무실 복합기 번호를 모른다면 복합기 팩스 번호 확인하는 법을 보세요.
팩스 번호 누르는 법
팩스기도 전화처럼 번호를 걸기 때문에 누르는 규칙도 같아요.
- 국내 팩스는 지역번호부터 누르세요. 같은 지역이면 지역번호를 빼도 되지만, 넣어서 거는 편이 실수가 없어요. 070이나 0505로 시작하는 팩스 번호도 전체 번호를 그대로 누르면 돼요.
- 회사 전화 교환기에 연결된 복합기라면 외부 발신 번호(보통 9나 0)를 먼저 눌러야 할 수 있어요. 9를 누르자마자 번호가 너무 빨리 걸린다면 일시정지(Pause) 버튼으로 잠깐 쉬는 시간을 넣으세요. 화면에는 보통 “-“나 “P”로 표시돼요.
- 해외로 보낼 때는 국제전화 식별번호(001, 002, 00700 등), 국가번호, 상대 번호 순으로 누르세요. 상대 번호 맨 앞의 0은 보통 빼요. 이탈리아는 예외예요. 나라별 예시는 팩스 번호 형식 정리에 있어요.
전송 결과 보고서 보는 법
전송 결과 보고서(송신 확인서)는 날짜, 시간, 건 번호, 페이지 수, 결과가 찍힌 종이예요. 결과가 OK라면 받는 쪽 팩스기까지 서류가 도착한 거예요. 통화 중, 응답 없음, 오류 코드가 찍혀 있다면 전송이 안 된 거니 다시 보내세요.
기기에 따라 실패했을 때만 보고서를 출력하기도 해요. 설정 메뉴에서 “송신 결과 보고서”나 “전송 확인 보고서” 같은 항목을 켜 두세요. 보고서는 보낸 서류 사본과 함께 보관하세요. 받는 쪽에서 팩스를 못 받았다고 하면 이 종이가 증거가 돼요. 팩스 전송 확인 방법에 더 자세히 정리했어요.
2. 주민센터·우체국·편의점에서 팩스 보내는 법
팩스기가 없다면 창구나 무인 기기를 쓰면 돼요. 주민센터(행정복지센터), 우체국, 무인복합기가 있는 일부 편의점, 관공서 근처의 무인팩스와 문구점이 대표적이에요.
- 가기 전에 전화로 확인하세요. 팩스를 보내 주는지, 지금 열려 있는지, 국제 팩스도 되는지요. 같은 체인, 같은 기관이라도 곳마다 달라요.
- 순서대로 정리한 종이 서류, 지역번호까지 적은 팩스 번호, 필요하면 표지를 챙기세요.
- 직원에게 맡기거나, 무인 기기라면 화면 안내를 따라 보내세요.
- 요금을 내고, 자리를 뜨기 전에 전송 결과 영수증이나 확인서를 받아 두세요.
요금은 곳마다 다르고, 유료라면 대개 장당으로 받아요. 국제 팩스는 더 비싸요. 주민센터와 우체국은 평일 업무 시간에만 열고, 편의점 무인복합기는 일부 매장에만 있어요.
어디에서 보낼 수 있는지, 편의점 체인별로 무엇이 되는지, 요금은 얼마쯤인지는 근처에서 팩스 보내는 곳에 정리해 두었어요.
3. 컴퓨터나 핸드폰으로 온라인 팩스 보내는 법
온라인 팩스 서비스는 인터넷을 통해 받는 쪽 팩스기로 대신 전화를 걸어 줘요. PayPerFax는 가입도 구독도 없어요. 보내는 팩스 한 건만 결제하면 끝이에요.
- 컴퓨터나 핸드폰 브라우저에서 팩스 보내기 화면을 여세요.
- 받는 쪽 국가를 고르고 팩스 번호를 입력하세요. 국가번호와 국제전화 식별번호는 PayPerFax가 알아서 맞춰요. 국내로 보낼 때는 한국을 고르고 02나 031처럼 지역번호부터 입력하면 돼요.
- 이메일 주소를 입력하세요. 전송 확인 메일이 이 주소로 가요.
- 문서를 올리세요. PDF, DOC, DOCX, TIF, JPG, JPEG, PNG, Markdown(.md) 파일을 보낼 수 있어요. 여러 파일을 올리면 팩스 한 건으로 합쳐져요.
- 표지가 필요하면 표지 첨부하기에 체크하고 바로 입력하세요.
- 미리보기 및 요금 확인을 누르세요. 받는 쪽에서 보게 될 모습과 요금을 그대로 보여 줘요.
- 신용카드나 PayPal로 결제하고 보내세요. 팩스가 전송된 경우에만 결제돼요.
전송이 끝나면 보낸 팩스 사본이 담긴 확인 메일이 와요. 이 메일이 전송 결과 보고서 역할을 하니 보관해 두세요. 요금은 처음 3페이지까지 ₩2,000이고, 추가 페이지는 장당 ₩750씩 붙어요.
종이 서류뿐이고 스캐너가 없다면 핸드폰으로 스캔하세요. 아이폰은 메모 앱, 안드로이드는 구글 드라이브에 문서 스캔 기능이 있어요. 자세한 순서는 핸드폰으로 팩스 보내는 방법에, 컴퓨터에 있는 파일을 보내는 방법은 컴퓨터로 팩스 보내는 방법에 정리했어요.
받는 쪽에서 잘 보이게 보내는 요령
팩스는 흑백이고, 화면보다 해상도가 낮아요.
- 가능하면 PDF로 보내세요. 사진보다 글자와 서명이 또렷해요. PDF를 팩스로 보내는 법을 참고하세요.
- 사진으로 찍는다면 밝은 곳에서 바로 위에서, 네 귀퉁이가 다 나오게 찍으세요.
- 색지, 형광펜, 아주 작은 글씨는 피하세요. 회색으로 뭉개지거나 흐리게 나와요.
- 페이지 순서가 중요하다면 쪽 번호를 적고, 미리보기나 확인 사본에서 모든 장이 갔는지 확인하세요.
- 서명이 필요한 서류라면 서명된 문서를 팩스로 보내는 방법을 보세요.
어떤 방법으로 보낼까?
바로 옆에 팩스 회선이 연결된 복합기가 있다면 그걸 쓰세요. 그보다 빠른 방법은 없어요. 서류가 종이로만 있고 어차피 주민센터나 우체국에 들를 일이 있다면 창구도 괜찮아요.
요금만 보면 한두 장짜리 국내 팩스는 창구가 더 쌀 수 있어요. 그 밖의 경우에는 온라인이 편해요. 창구까지 가서 줄을 서거나 업무 시간을 맞출 필요가 없고, 일요일 밤 11시에 집에서 보내도 날짜가 찍힌 전송 확인을 받을 수 있어요.
준비됐다면 팩스 보내기 화면에서 파일을 올리고 번호를 입력하세요.