Per mandare un documento Word via fax senza un apparecchio fax, carica il file DOC o DOCX su PayPerFax, inserisci il numero del destinatario e controlla l’anteprima prima di pagare. Non serve stamparlo né scansionarlo.
Con un servizio di fax online come PayPerFax carichi il documento Word da qualsiasi dispositivo e lo invii a un fax in qualsiasi parte del mondo. Il servizio accetta sia i vecchi file DOC sia i DOCX e li converte in automatico per la trasmissione.
Come inviare un documento Word via fax
Bastano pochi passaggi.
❶ Carica il file Word
Apri la pagina di invio fax di PayPerFax. Seleziona il documento Word oppure trascinalo nell’area di caricamento. Il sistema accetta sia DOC sia DOCX e si occupa da solo della conversione.
Quando il file è caricato, vedi una conferma. Se devi inviare più documenti collegati, puoi caricare insieme più file Word: vengono uniti in un solo fax.
❷ Inserisci i dati del destinatario
Scrivi il numero di fax del destinatario. Se invii all’estero, scegli la bandiera del paese giusto: così il numero ha il formato corretto e il costo è calcolato bene.
Aggiungi l’indirizzo email per ricevere la conferma di consegna. Puoi anche inserire il nome del destinatario e i tuoi recapiti, ma questi campi sono facoltativi.
❸ Crea una copertina (facoltativa)
Se il documento Word non ha già una copertina, puoi scriverne una direttamente nel modulo. È utile soprattutto per i documenti di lavoro che hanno bisogno di un contesto o di istruzioni particolari.
La copertina aggiunge una pagina al totale: tienine conto nel prezzo. Per consigli ed esempi, leggi la nostra guida alla copertina del fax.
❹ Controlla l’anteprima prima di inviare
Clicca su “Vedi l’anteprima e il prezzo” per vedere come apparirà il documento Word via fax. L’anteprima ti mostra l’impaginazione finale e il costo totale prima che tu decida di inviare.
A volte la conversione per l’invio via fax modifica l’impaginazione del documento Word. Con l’anteprima noti i problemi e puoi correggerli se serve.
Il prezzo resta chiaro: di solito $2 per un massimo di 3 pagine verso qualsiasi paese, e $0.75 per ogni pagina aggiuntiva.
❺ Paga e segui il fax
Quando l’anteprima ti va bene, paghi con carta di credito o PayPal. Dopo il pagamento puoi seguire la trasmissione in tempo reale su una pagina di stato.
Quando la consegna è completata, ricevi una conferma via email. Se la trasmissione non riesce per qualsiasi motivo, non ti addebitiamo nulla: è la garanzia di PayPerFax sui fax non riusciti.
Consigli per i documenti Word
Per ottenere il risultato migliore, conviene sapere come cambia il documento nella conversione.
Impaginazione
Tabelle, caselle di testo e testo su più colonne possono spostarsi durante la conversione. Per il fax funzionano meglio le impaginazioni semplici e ordinate.
Caratteri
Usa caratteri standard come Arial, Times New Roman o Calibri. I caratteri decorativi o personalizzati potrebbero non apparire bene sull’apparecchio fax che riceve.
Versione del file
Vanno bene sia i file DOC (il formato più vecchio) sia i DOCX (il formato attuale). Il sistema si occupa della conversione, qualunque versione carichi.
Immagini e grafica
Foto e grafici inseriti nel documento Word vengono trasmessi, ma con una qualità più bassa. Le immagini ben contrastate funzionano meglio delle foto ricche di dettagli o dei grafici a colori.
Margini
Lascia margini sufficienti nel documento Word: almeno 2,5 cm (1 pollice) su tutti i lati. Gli apparecchi fax a volte tagliano il contenuto troppo vicino ai bordi.
Dimensione del file
Tieni il file sotto i 10 MB, così il caricamento e l’elaborazione avvengono senza problemi.
Se invece hai un PDF, la guida su come inviare un PDF via fax spiega le buone pratiche per quel formato.
Problemi comuni quando invii un documento Word via fax
Conoscere i possibili problemi di conversione ti aiuta a preparare bene il documento.
Formattazione disordinata
Se il documento ha una formattazione incoerente perché arriva da fonti diverse, usa la funzione “Cancella formattazione” di Word prima di inviare il fax. In pochi secondi riporti il testo allo stile di base.
Tabelle
Le tabelle complesse possono scomporsi o perdere l’allineamento. Semplifica la struttura delle tabelle oppure trasformale in testo semplice, separando bene i dati con gli spazi.
Intestazioni e piè di pagina
A volte questi elementi non arrivano leggibili. Metti le informazioni importanti nel corpo del documento, non solo nell’intestazione o nel piè di pagina.
Revisioni e commenti
Togli tutte le revisioni e i commenti prima di inviare il fax. Nel documento ricevuto possono creare segni confusi.
Protezione con password
Togli la password dal documento Word prima di caricarlo. I file protetti non possono essere elaborati per il fax.
Inviare documenti Word via fax all’estero
Quando invii un documento Word all’estero, tieni presenti alcuni aspetti.
Set di caratteri
I documenti con caratteri speciali o alfabeti non latini potrebbero non apparire bene su tutti gli apparecchi fax. Se hai dubbi, prova prima con un documento breve.
Fusi orari
La consegna di un fax all’estero dipende dagli orari di lavoro del luogo di destinazione e dalla disponibilità dell’apparecchio fax.
Calcolo del costo
Le tariffe internazionali cambiano in base al paese di destinazione, ma l’anteprima ti mostra sempre il prezzo esatto prima dell’invio.
Prezzi e funzionalità
Con PayPerFax il prezzo per inviare un documento Word via fax è semplice: $2 copre fino a 3 pagine, compresa l’eventuale copertina, e ogni pagina aggiuntiva costa $0.75.
Il servizio funziona su tutti i dispositivi: PC fisso, portatile, tablet e cellulare. Il documento viene caricato su PayPerFax tramite una connessione cifrata con TLS. Conserviamo il file per 30 giorni per il controllo qualità, poi lo cancelliamo in automatico. Tutti i dettagli sono nell’informativa sulla conservazione dei dati.
Puoi inviare fax in oltre 130 paesi, senza abbonamento e senza impegni a lungo termine. Paghi solo le trasmissioni riuscite.
Se è un assistente AI a scrivere il documento Word, c’è anche un’altra strada: l’API di PayPerFax. L’assistente può passare il file direttamente al modulo fax. Se invece ha preparato un testo senza formattazione, può inviarlo come lettera in formato .md. Poi ti dà un link all’anteprima da controllare prima di pagare.
Domande rapide
Quali versioni di Word sono accettate?
Sia i file DOC sia i DOCX, da qualsiasi versione di Microsoft Word.
L’impaginazione resterà uguale?
Le impaginazioni semplici si mantengono, ma nei documenti più complessi alcuni elementi possono spostarsi. L’anteprima ti mostra esattamente come apparirà il documento.
Posso inviare documenti con immagini?
Sì, ma la qualità delle immagini si riduce durante la trasmissione. Le immagini ben contrastate funzionano meglio.
E se il file Word non si carica?
Controlla che il file non sia protetto da password e che pesi meno di 10 MB. Togli eventuali restrizioni dal documento prima di caricarlo.
Quanto ci vuole per un fax all’estero?
Di solito la trasmissione richiede 1-2 minuti a pagina, a seconda del paese di destinazione e della disponibilità dell’apparecchio fax che riceve.