病院や役所、取引先から「FAX番号を教えてほしい」と言われたけれど、家や事務所にFAX機はない。そんなときに使えるのが、パソコンでFAXを受信する仕組みです。専用の機械を買わなくても、メールと同じ感覚で受信ボックスからFAXを開けるようになります。ここでは代表的な3つの方法を紹介します。
1. オンラインFAXサービス
一番手軽なのは、オンラインFAXサービスに登録する方法です。サービス側が専用のFAX番号を発行し、その番号に届いたFAXをPDFに変換してメールの受信箱に転送してくれます。パソコンでもスマートフォンでも、メールが読める環境であれば、どこにいてもFAXを受け取れます。日本国内から契約しやすいサービスとしては、eFax、MyFax、RingCentralなどが挙げられます。
使い始めるまでの流れは、大まかに次のとおりです。まず、月あたりの受信通数などに応じてプランを選び、登録します。登録が済むと、専用のFAX番号が発行されます。相手はその番号に、これまでどおりFAX機から送信します。届いたFAXはサービス側でPDFに変換され、登録したメールアドレスに届きます。以降はメールと同じように、パソコン上で開いて確認し、必要に応じて保存や印刷ができます。
2. FAXソフトウェア
パソコンにFAXモデムがついている場合や、FAX機能付きの複合機を電話回線につないで使っている場合は、FAXソフトウェアを入れて直接受信できます。FaxTalkやEssentialFaxなどのソフトが、ハードウェアと連動して受信FAXの管理を担当します。
パソコンや複合機が電話回線につながっていることを確認したうえで、選んだFAXソフトウェアをインストールし、案内に従って設定します。設定が終われば、届いたFAXをパソコン上で開き、そのまま保存や印刷ができます。すでに複合機とパソコンがそろっている環境であれば、追加費用を抑えられるのが利点です。
3. VoIPサービスを通じたFAX-to-Email
会社の電話がVoIP（Voice over IP）に切り替わっている場合、契約中のプロバイダー側でFAX受信を扱えることがあります。NextivaやRingCentral VoIPなどは、着信したFAXをデジタル文書に変換し、指定のメールアドレスに転送する機能を用意しています。
まずは契約中のVoIPプロバイダーに、FAX受信に対応しているか、対応している場合の手順を確認します。既存の番号設定を変える必要があったり、FAX用に別の番号を追加するケースもあります。設定が済めば、着信FAXは自動的にメールに配信されます。電話番号の運用を1本にまとめられるのが、この方式の利点です。
どれを選べばよいか
急いで1件だけ受け取りたいのか、これから継続的にFAXを受ける前提なのかで選び方は変わります。すぐに固定のFAX番号がほしい、けれど機器は増やしたくない、というときはオンラインFAXサービスが最も早く整います。すでに複合機とパソコンが電話回線につながっている環境なら、FAXソフトウェアで追加費用を抑えられます。社内の電話がVoIPに移行済みなら、まずFAX-to-Emailに対応していないかプロバイダーに確認するのが近道です。
受信は当面必要なくて、いますぐFAXを1通送りたいだけ、という場合は、PayPerFaxから送信するだけで用が足ります。登録不要で、送信した分だけの支払いです。