Di solito sì: puoi inviare via fax un documento autenticato dal notaio, se al destinatario basta una copia. Se invece chiede l’originale cartaceo, il fax non basta. Qui sotto trovi come capire in quale caso ti trovi e come inviare il documento.
Si può inviare un documento originale via fax?
Non proprio, ed è giusto essere chiari su cosa fa il fax. Un fax invia un’immagine del foglio, non il foglio che inserisci nell’apparecchio. Il destinatario riceve una copia leggibile. Per la maggior parte delle pratiche amministrative (documentazione clinica, pratiche assicurative, documenti per il datore di lavoro e molti documenti notarili già firmati) quell’immagine è proprio ciò che serve al destinatario. Per questo il fax è rimasto utile per decenni.
Esistono però pochi casi in cui conta il foglio fisico. È il caso di alcune prove giudiziarie, per cui bisogna poter ricostruire chi ha custodito l’originale, dalla raccolta alla presentazione in tribunale. Lo stesso vale per gli atti che un ufficio richiede in originale e per alcuni atti che un tribunale vuole su carta. In questi casi il fax non sostituisce l’originale. Serve un corriere, la consegna a mano o il deposito di persona.
Una prova pratica: se al destinatario basta leggere una copia chiara di ciò che hai firmato, il fax va bene. Se deve avere in mano il foglio che hai firmato, il fax non basta.
A cosa servono il timbro e la firma del notaio
Il timbro e la firma del notaio attestano l’identità di chi ha firmato e che la firma è stata apposta davanti al notaio. Per questo gli uffici che ricevono il documento li chiedono.
I documenti notarili che si inviano davvero via fax
Di solito i documenti notarili inviati via fax riguardano pratiche comuni: una delega autenticata per permettere a un familiare di ritirare la documentazione clinica, oppure una procura che una banca richiede prima di trasferire fondi. Il documento ha già la firma autenticata richiesta dal destinatario. Il fax è solo l’ultimo passaggio verso un ufficio che riceve ancora i documenti in questo modo.
Quando il destinatario ti dice cosa accetta, prendilo alla lettera. “Va bene una copia via fax” significa che va bene. Se scrive “Originale per posta”, una copia via fax non basta, anche se è perfettamente leggibile.
Firme per l’estero e pratiche internazionali
Le pratiche consolari, le adozioni internazionali e alcune pratiche immobiliari all’estero chiedono una firma autenticata o una copia autenticata della pagina del passaporto con la foto. Decidono le istruzioni del consolato. A volte il fax è tra i modi di invio accettati, accanto al corriere, a volte no. Leggi l’elenco prima di dare per scontato qualcosa. Se ti segue un avvocato all’estero, chiedigli quali modalità di deposito accetta il tribunale o l’ufficio competente. La risposta cambia più di quanto dicano molte guide.
Come inviare documenti notarili via fax
Se ti capita solo ogni tanto, scegli un servizio di fax online senza abbonamento, come PayPerFax, che non chiede di creare un account né di sottoscrivere un abbonamento. Carica la scansione del documento e inserisci il numero di fax del destinatario. È una buona idea aggiungere una copertina, così il documento arriva alla persona giusta. Controlla il prezzo e invia il fax.
Se usi un assistente AI, può preparare la copertina del fax e aprire il modulo per te. Carica però la scansione della pagina autenticata: il timbro e la firma del notaio hanno valore solo sulla pagina firmata davanti a lui.
Come sapere se il destinatario ha ricevuto il documento
Dopo l’invio ricevi una conferma di consegna via email, con l’ora esatta in cui il fax è stato ricevuto.
Per maggiore sicurezza, chiama il destinatario e chiedi a voce se il fax è arrivato.
Con PayPerFax invii anche un solo documento notarile, in Italia o all’estero, senza abbonamento e senza creare un account.