辦公室的電話週五才改成 VoIP，週一那台用了好幾年都沒問題的傳真機，就開始傳到一半掉頁。VoIP 傳真（VoIP 是 Voice over Internet Protocol，也就是網路電話）是透過網路連線傳送和接收傳真，而不是透過傳統的類比電話線路。在小型辦公室，這個改變常常幾乎是一夕之間發生的。下面用白話說明 VoIP 傳真哪裡有幫助、哪裡會受到物理限制，以及行銷文案在安全性上通常沒說的事。
VoIP 傳真的優點
節省費用
VoIP 傳真不需要專用的傳真線路，可以省下每個月的電話費。使用者能用現有的網路連線傳送和接收傳真，不需要額外的硬體或軟體。
行動性
傳真改走網路之後，實體機器就不再是瓶頸。在外面跑的同事可以用手機傳送；有 2 個據點的事務所，可以共用一個傳真號碼，不用再多租一條電話線。代價是，傳送會受當下使用的網路連線影響，下面的品質段落會再說明。
少處理紙本
不用再列印、簽名、走到傳真機前。過去一份表單要列印、簽名、走到傳真室，再回去拿傳送報告；現在變成上傳檔案，在螢幕上看確認結果。如果接收端也使用網路傳真，兩端都不用碰紙。
VoIP 傳真的缺點
品質問題
VoIP 傳真是在為 3 kHz 語音設計的線路上，傳送 14 kbps 的資料。這可能造成品質問題，例如影像變形或不完整，收發大型文件時尤其明顯。使用者也可能遇到延遲或斷線，導致傳真遺失或不完整。
相容性問題
VoIP 傳真不一定和所有傳真機相容，特別是舊機型。使用者可能需要升級硬體或軟體才能相容，既花錢又花時間。
依賴網路連線
傳真對訊號傳送的時間差很敏感。Wi-Fi 短暫不穩，在視訊通話中可能只是卡一下，在傳真上卻可能掉一頁，或讓接收端的機器直接中斷。而且失敗時往往沒有明顯徵兆：傳送端常常顯示傳送成功，接收端卻只收到部分文件，或什麼都沒收到。
安全性不是內建的
常見的行銷說法是：VoIP 傳真是端對端加密的。實際上通常不是。大多數 VoIP 傳真使用 SIP（建立通話的信令協定）和 T.38（傳真中繼協定），這些協定預設不會為傳真內容加密。若要加密傳輸（例如 SIPS，或搭配 T.38 使用的 SRTP），必須由電信業者設定；一般家用 VoIP 設備幾乎不會啟用這項功能。看到其他業者宣稱「加密的 VoIP 傳真」時，把它當成行銷說法，而不是協定本身的特性，並問清楚路徑上哪一段真的有保護。線上傳真哪些環節有加密，請看線上傳真有加密嗎？。
需要傳真時，該怎麼選擇
用 VoIP 傳真是否穩定，取決於接收端能容忍多少訊號誤差，以及電信業者是否針對 T.38 採取穩定訊號的措施。實際上，大多數家用設備和小型辦公室的 ATA（類比電話轉接器）都沒有這樣處理。傳送出問題時，也往往不容易察覺：某一頁可能只傳到部分內容，或是傳送報告顯示成功，收件人卻沒收到第 3 頁。如果今天就得把文件傳出去，不能碰運氣，PayPerFax 不用帳號、不用訂閱，就能傳一份傳真；T.38 的處理和重試機制都在我們這一端，您只要在瀏覽器上傳檔案。如果已經有可用的 VoIP 傳真設定，只想知道安不安全，直接問業者加密的是哪一段。這個答案，比任何廣告詞都有用。