Ce document détaille combien de temps nous conservons les informations liées aux comptes et aux transactions.
Données de facturation
Les données de facturation, telles que les factures, les reçus, les enregistrements de paiement, etc., lorsqu’elles sont émises, sont conservées de manière indéfinie. Ces données peuvent inclure des informations permettant l’identification, telles que le nom du contact, son adresse e-mail et son adresse professionnelle au moment de l’émission de la facture.
Cette conservation prolongée répond à nos obligations légales de conservation des documents comptables et fiscaux au Royaume-Uni, notamment celles prévues par le Companies Act 2006 (article 388) pour les documents comptables et par les règles de HMRC en matière fiscale (généralement six ans à compter de la fin de la période comptable).
Informations de carte bancaire
Les informations de carte bancaire, telles que le numéro à 16 chiffres, sont collectées par nos prestataires de paiement. Nous n’y avons pas accès et ne les stockons donc pas.
Données opérationnelles
Les données opérationnelles sont conservées pendant les durées suivantes :
- Transactions fax (métadonnées telles que la date de transmission, la destination, etc.) : de manière indéfinie.
- Images des fax : 30 jours (conservées à des fins de contrôle qualité, de résolution d’incidents et de fonctionnement du service).
Journal d’audit de sécurité
Toutes les actions utilisateur effectuées dans le cadre de l’envoi d’un fax sont journalisées à des fins d’audit de sécurité. Ces données sont conservées de manière indéfinie.
Contrôle qualité
Les images des fax peuvent être consultées pendant la durée de conservation indiquée ci-dessus à des fins de contrôle qualité, notamment pour vérifier la qualité de la transmission, résoudre des problèmes de livraison et améliorer la fiabilité du service.
Sauvegardes
Nous effectuons des sauvegardes de plusieurs éléments du système à des fins de reprise après incident. Les sauvegardes ne conservent pas d’informations plus anciennes que celles précisées ci-dessus.
En résumé :
| Type de données | Durée de conservation | Finalité |
|---|---|---|
| Données de facturation | Indéfinie | Obligations légales, comptables et fiscales |
| Informations de carte bancaire | (Non collectées ni stockées) | S/O |
| Données opérationnelles : métadonnées de transaction | Indéfinie | Statistiques du service, vérification de facturation, gestion des litiges |
| Données opérationnelles : images des fax | 30 jours | Contrôle qualité, résolution d’incidents |
| Journal d’audit de sécurité | Indéfinie | Supervision de sécurité, conformité, investigation d’incidents |
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de portabilité de vos données. Pour exercer ces droits, contactez-nous via notre page contact. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente : au Royaume-Uni, l’Information Commissioner’s Office (ico.org.uk) ; en France, la CNIL (cnil.fr).
Cette politique est susceptible d’être modifiée.