¿Qué es un fax y para qué sirve?

Un fax es una copia de un documento que viaja por la línea telefónica y sale impresa en otra máquina, a veces al otro lado del mundo. La palabra nombra tres cosas a la vez: el sistema, el aparato que hace el envío y la hoja que llega. Aquí tienes qué significa, cómo funciona, qué quiere decir cuando aparece en una impresora o en los datos de una empresa, quién lo pide hoy y cómo enviar uno aunque no tengas máquina.

Qué significa fax

La Real Academia Española define el fax como un «sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos». También lo usa para el papel que recibes: un «documento recibido por fax».

La palabra llegó del inglés. Es la abreviatura de facsimile, que en español es facsímil, y viene de la frase latina fac simile, algo así como «haz una copia parecida». El nombre describe bien el truco: la máquina no manda tu hoja, manda las instrucciones para fabricar una copia casi igual en el otro extremo.

Si en un formulario ves la palabra telefax, es lo mismo. La RAE la registra como sinónimo.

Cómo funciona el fax

Un envío de fax, de máquina a máquina, sigue estos pasos:

1. La máquina que envía escanea la hoja línea por línea y la convierte en puntos blancos y negros.
2. Marca el número de fax del destinatario, igual que una llamada telefónica.
3. Las dos máquinas intercambian unos tonos para acordar la velocidad y la resolución. Ese chirrido que se oye al principio de un fax es esa negociación.
4. La máquina que envía transmite los puntos como señales de sonido por la línea.
5. La máquina que recibe convierte esas señales otra vez en puntos y los imprime. Al terminar, la que envió muestra o imprime un reporte con el resultado.

Para que cualquier fax pueda entenderse con cualquier otro, casi todas las máquinas de oficina y de casa siguen el estándar llamado Grupo 3. Lo adoptó en 1980 el comité internacional de telecomunicaciones de la época, el CCITT, que hoy forma parte de la Unión Internacional de Telecomunicaciones. Por eso un fax enviado desde Guadalajara se imprime sin problema en una oficina de Texas o de Madrid.

Qué es el fax en una impresora

Muchas impresoras multifuncionales traen un botón de fax junto a las funciones de imprimir, copiar y escanear. Esa función convierte la impresora en una máquina de fax, pero solo si la conectas con un cable a una línea telefónica fija. Epson, por ejemplo, indica en su guía que debes conectar el equipo a una toma telefónica de pared para enviar o recibir faxes, y advierte que puede no funcionar con líneas VoIP o digitales.

En la práctica, si en tu casa el teléfono llega por internet o ya no tienes línea fija, el botón de fax de la impresora no tiene por dónde salir. Lo mismo pasa con la computadora: Fax y Escáner de Windows también necesita un módem de fax y una línea analógica.

Qué es el fax de una empresa

Cuando una empresa pone «Fax» en su página de contacto, en una factura o en el pie de un correo, ese es el número al que puedes mandarle documentos por fax. Se escribe igual que un número de teléfono, con el código de país y el código de área, y muchas veces está justo debajo del teléfono principal.

Si no sabes cómo se ve uno, revisa estos ejemplos de números de fax por país. Y si el número es de otro país, la guía de formato de fax te muestra qué prefijos marcar.

Para qué sirve el fax hoy

El fax sirve para mandar una copia de un documento, casi siempre firmado, a alguien que lo quiere recibir por esa vía, y para tener un comprobante de que salió. Quien recibe tiene la hoja en la mano en un par de minutos, sin abrir correos ni descargar archivos.

La razón para usarlo casi nunca es tuya. Es del destinatario, que tiene su proceso armado alrededor de la máquina. Consultorios, despachos de abogados, aseguradoras y oficinas de gobierno lo siguen pidiendo, sobre todo en Estados Unidos. Dos ejemplos muestran lo distinto que puede ser cada caso:

• El IRS, la agencia de impuestos de Estados Unidos, indica en las instrucciones del formulario SS-4 que quien no tiene domicilio ni oficina en ese país puede solicitar un número de empleador (EIN) enviando el formulario por fax. Incluso publica un número aparte para quien lo envía desde fuera de Estados Unidos.
• USCIS, la oficina de inmigración, dice lo contrario: no tiene números de fax generales, y solo debes mandar documentos por fax si un empleado de USCIS te lo pide.

Por eso la regla práctica es simple: usa el fax cuando la carta, el formulario o la persona que te atiende te dé un número de fax, y usa exactamente ese número.

Ventajas y desventajas del fax

El fax tiene puntos fuertes reales, y también límites que conviene conocer antes de enviar algo importante.

Ventajas:

• Llega como una copia del documento original, con la firma tal como la pusiste.
• El destinatario solo necesita su máquina y su línea. No depende de que tu archivo pase un filtro de correo.
• Quien envía obtiene un reporte con la fecha, la hora y el número de páginas transmitidas.
• Para muchas instituciones es un canal ya aprobado, así que no tienen que inventar otro proceso para recibir tu documento.

Desventajas:

• Necesitas una máquina o impresora con fax y una línea telefónica fija analógica.
• La imagen se reduce a puntos en blanco y negro. Las fotos y los colores llegan mal, y la letra muy pequeña se puede perder.
• La transmisión normal no va cifrada, y la hoja queda en la bandeja de una máquina que tal vez comparte toda una oficina. Aquí te explicamos si el fax en línea está cifrado.
• Si la línea está ocupada o la otra máquina se quedó sin papel, hay que volver a intentar.

Cuándo se inventó el fax

El fax es más viejo que el teléfono. En 1843, el inventor escocés Alexander Bain recibió una patente británica para un telégrafo que imprimía con electricidad. Su idea era leer una superficie con una aguja montada en un péndulo, pero nunca llegó a demostrarla. Fue Frederick Bakewell quien mostró por primera vez una transmisión de este tipo, en la Gran Exposición de Londres de 1851.

El primer servicio que funcionó de verdad fue el pantelégrafo del italiano Giovanni Caselli. El gobierno francés lo adoptó en 1864, y entre 1865 y 1871 enviaba mensajes y dibujos entre París y Lyon.

El salto a las oficinas llegó mucho después. El primer estándar mundial de fax, el Grupo 1, es de 1974, y el Grupo 3 de 1980. Durante los años ochenta los equipos se volvieron baratos y el fax se instaló en casi cualquier oficina.

México tiene su propio capítulo. Según Forbes México, el fax llegó a las oficinas de telégrafos en 1989, y Telecomm dejó de ofrecer el servicio en esas oficinas en 2016. Durante más de veinticinco años, mandar un fax a otra ciudad podía ser un trámite de ventanilla junto al telegrama.

Cómo enviar un fax sin máquina

No necesitas máquina ni línea fija para mandar un fax. Un servicio de fax en línea recibe tu archivo por internet y hace la llamada de fax por ti. Del otro lado, la máquina del destinatario lo imprime igual que cualquier otro fax.

Con PayPerFax lo haces desde el navegador del celular o la computadora:

1. Abre la página de envío.
2. Sube tu documento en PDF, DOC, DOCX, JPG o PNG.
3. Escribe el número de fax del destinatario con su código de país.
4. Paga con PayPal o con tarjeta y envía. Recibes la confirmación de entrega por correo.

No necesitas cuenta ni suscripción, y si el fax no se entrega no te cobramos. Pagas $2 por las primeras 3 páginas y $0.75 por cada página adicional.

Si quieres ver todas las formas de hacerlo, con y sin máquina, revisa la guía cómo enviar un fax. Y si estás en México y prefieres ir a un local, aquí te contamos dónde enviar un fax en México.