Fax-Deckblatt Vorlage: kostenlose PDF (A4 & US Letter)

Hier finden Sie eine druckbare Fax-Deckblatt-Vorlage in den beiden gebräuchlichsten Papierformaten. Wählen Sie A4 für Empfänger im deutschsprachigen Raum, US Letter für Faxe an amerikanische Adressaten.

Vorlage herunterladen

A4 (Deutschland, Österreich, Schweiz)

Fax-Deckblatt A4 als PDF herunterladen

US Letter (USA)

Fax-Deckblatt US Letter als PDF herunterladen

Die Eingabefelder sind bewusst großzügig dimensioniert, damit alle Angaben auch nach der Faxübertragung gut lesbar bleiben. Sie können das PDF handschriftlich ausfüllen oder direkt in einem PDF-Viewer wie Adobe Acrobat, Preview oder Foxit beschriften.

So füllen Sie die Vorlage aus

Die Vorlage enthält vier Blöcke. Nicht jedes Feld ist zwingend, aber der Empfänger sollte auf einen Blick erkennen können, von wem das Fax kommt, an wen es geht und worum es sich handelt.

1. Absender („Von“)

Ihre vollständigen Kontaktdaten. Der Empfänger braucht sie, um bei Rückfragen erreichen zu können.

Name (bei Kanzleien und Praxen mit Titel)
Firma oder Institution
Faxnummer
Telefonnummer
E-Mail-Adresse

Bei privater Korrespondenz reichen Name, Faxnummer und Telefonnummer.

2. Empfänger („An“)

Sorgt dafür, dass das Fax in einem größeren Büro an die richtige Person weitergeleitet wird.

Name des Empfängers
Position oder Abteilung (bei Behörden das Sachgebiet)
Firma oder Behörde
Ziel-Faxnummer

Für ein Fax an ein Amt gehört das Aktenzeichen entweder hierher oder in den Betreff.

3. Übertragungsdaten

Kurz, aber wichtig für die Nachverfolgung.

Datum der Übertragung
Gesamtseitenzahl einschließlich Deckblatt
Betreff (konkret, unter 60 Zeichen)

Beim Betreff hilft eine präzise Formulierung mit Aktenzeichen oder Vorgangsnummer. „Vertrag“ bringt niemanden weiter, „Aktenzeichen 23 C 1234/24, Schriftsatz vom 15.05.“ wird sofort zugeordnet.

4. Nachricht und Hinweise

Optional, aber oft nützlich.

Kurze Nachricht (zwei bis drei Sätze, mehr nicht)
Besondere Anweisungen („Bitte an die Buchhaltung weiterleiten“)
Vertraulichkeitshinweis bei sensiblen Unterlagen

Was auf ein Deckblatt gehört und was nicht, behandelt der Leitfaden für professionelle Fax-Deckblätter ausführlicher, inklusive DSGVO-konformer Vertraulichkeitsklauseln.

Ausgefülltes Beispiel

So könnte ein Deckblatt einer Berliner Kanzlei an ein Amtsgericht aussehen:

Von: Dr. Anna Weber, Kanzlei Weber & Partner, Kurfürstendamm 100, 10709 Berlin

Fax: +49 30 12345678 · Telefon: +49 30 12345600 · E-Mail: [email protected]

An: Sachbearbeitung, Amtsgericht Berlin-Mitte

Ziel-Faxnummer: +49 30 90140

Datum: 15.05.2026

Seiten inkl. Deckblatt: 4

Betreff: Aktenzeichen 23 C 1234/24 – Schriftsatz vom 15.05.2026

Anbei der angekündigte Schriftsatz zur Klage vom 02.05.2026. Um Empfangsbestätigung wird gebeten.

Die Formatierung ist bewusst schlicht: hoher Kontrast, klare Trennung der Blöcke, keine Grafiken. So bleibt das Deckblatt auch nach der Übertragung über ein altes G3-Faxgerät lesbar.

Welches Format wählen Sie?

A4 (210 × 297 mm) ist das Standardformat in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Für Behörden, Kanzleien, Ärzte und Notare in der DACH-Region ist A4 die richtige Wahl.

US Letter (216 × 279 mm) wird in den USA und Kanada verwendet. Wenn Sie an das IRS, ein US-Gericht oder einen amerikanischen Geschäftspartner faxen, nehmen Sie diese Vorlage. US-Empfänger sind schmalere, kürzere Seiten gewöhnt, und die Kompatibilität mit US-Faxgeräten ist so garantiert.

Im Zweifel entscheidet der Empfänger. Ein deutsches A4-Deckblatt an eine amerikanische Faxnummer kommt zwar an, wird aber möglicherweise am oberen oder unteren Rand beschnitten.

Deckblatt digital mitschicken

Wenn Sie ein Online-Fax über PayPerFax versenden, können Sie das Deckblatt direkt im Versandformular ausfüllen. Der Dienst erzeugt daraus automatisch ein sauberes PDF und heftet es Ihrer Datei voran, ohne dass Sie die Vorlage ausdrucken müssen. Für den einmaligen Versand ohne Abo ist das oft der schnellere Weg.