No como vía para presentar documentos. La Ley 39/2015, que regula cómo te relacionas con la Administración, enumera los sitios donde puedes presentar un escrito, y el fax no está entre ellos. Para Hacienda y para la Seguridad Social, lo habitual es el registro electrónico con Cl@ve. Si prefieres el papel, puedes ir a una oficina de Correos o a una oficina de registro.
El fax sí aparece alrededor de estas instituciones: muchas mutuas siguen publicando números de fax en sus centros.
Dónde se presentan los documentos según la ley
El artículo 16.4 de la Ley 39/2015 dice que puedes presentar documentos:
- En el registro electrónico de la administración u organismo al que te diriges.
- En las oficinas de Correos.
- En las embajadas y consulados de España, si estás en el extranjero.
- En las oficinas de asistencia en materia de registros.
Hemos revisado el texto consolidado completo de la ley en el BOE, y la palabra «fax» no aparece. Un comentario jurídico de Lefebvre lo resume: la Administración «no tiene la obligación de registrar documentos» que no se presenten por esas vías. Dicho de otro modo, un fax a una oficina puede quedarse sin registro de entrada, y un escrito sin registrar no surte los efectos de uno presentado.
¿Puedes elegir el canal? Depende de quién seas:
- Si eres una persona física, eliges «en todo momento» si usas medios electrónicos o no (artículo 14.1).
- Si eres una empresa, una entidad sin personalidad jurídica o un profesional colegiado actuando como tal, estás obligado a usar medios electrónicos (artículo 14.2).
Hacienda: el registro electrónico de la Agencia Tributaria
La sede electrónica de la Agencia Tributaria tiene un registro donde «presenta documentación, realiza alegaciones y contesta a los requerimientos». Si te han pedido papeles en un requerimiento, ese es el sitio. Para documentos que acompañan a una declaración, la propia Agencia indica usar la opción «Aportar documentación complementaria».
Para entrar necesitas identificarte. Cl@ve es el sistema de identificación electrónica de las administraciones públicas. Su versión Cl@ve PIN te da un código de validez limitada que recibes en la app Cl@ve PIN o por SMS.
Seguridad Social: sede electrónica y Sistema RED
La Tesorería General de la Seguridad Social tiene en su sede electrónica un servicio genérico que «permite presentar por registro electrónico» los documentos que no tienen un trámite propio.
Si eres empresa, el canal es el Sistema RED, el servicio de la Tesorería «para el intercambio electrónico de datos». Es obligatorio para las empresas del Régimen General, «con independencia del número de trabajadores».
Y si tu escrito no encaja en ningún trámite de ningún organismo, el Registro Electrónico General de la Administración del Estado es «el punto general para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones», y te da un justificante que puedes descargar.
Si no quieres usar internet
No estás obligado si eres una persona física. Tienes dos opciones presenciales que la ley reconoce:
- Una oficina de asistencia en materia de registros. Son «oficinas de atención a la ciudadanía para presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a las Administraciones Públicas».
- Una oficina de Correos, que también recoge el escrito para la Administración.
Donde el fax sigue apareciendo: mutuas y otros destinatarios
El fax no ha desaparecido del entorno de la Seguridad Social. Las mutuas colaboradoras con la Seguridad Social publican números de fax en sus centros. En el listado de centros de Ibermutua para Santander aparecen faxes de Ibermutua, MC Mutual y Mutua Montañesa, y en el de Huesca, de Asepeyo y MC Mutual.
Esos listados no explican qué documentos aceptan por fax. Si tu mutua, tu empresa o la consulta de tu médico te piden un documento por fax, usa el número que te den y confirma por teléfono qué esperan recibir.
¿Y si lo que necesitas es poder demostrar que enviaste algo, por ejemplo una reclamación a una empresa? Para eso está el burofax de Correos, que certifica el contenido y la entrega. Aquí tienes qué es un burofax, cuándo usarlo en lugar de un fax y cómo enviarlo. Si te preguntas qué valor tiene un fax como prueba, lo explicamos en validez legal del fax en España.
Cuando sí te piden un fax: cómo enviarlo
Si una mutua, una aseguradora o una empresa te da un número de fax, no necesitas buscar una máquina:
- Revisa el número. La guía de formato de fax y los ejemplos de números de fax te ayudan a escribirlo bien.
- Prepara el documento. Sirven PDF, DOC, DOCX, JPG y PNG. Si está en papel, hazle una foto desde arriba con buena luz.
- Añade una portada con tu nombre, tu DNI o número de afiliación si te lo piden, la fecha y el número de páginas.
- Envíalo desde el móvil o el ordenador con PayPerFax. No creas cuenta ni te suscribes, y la confirmación de entrega llega a tu correo.
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