Aunque muchos de nosotros dependemos de los correos electrónicos y las plataformas de mensajería instantánea, el uso del fax sigue siendo prominente en varios sectores empresariales. Entender cómo formatear un fax, incluyendo el número de fax y la hoja de portada, es una habilidad importante. En este artículo, arrojaremos luz sobre el formato de un número de fax, cómo formatear una hoja de portada de fax y el formato de archivo para un fax.
¿Cuál es el formato de un número de fax?
Cuando piensas en números de fax, debes saber que son idénticos a los números de teléfono y siguen un formato específico. Así es como se desglosan en términos locales, nacionales e internacionales.
Formato local (dentro de tu ciudad)
A nivel local, el formato del número de fax es sencillo. Si estás enviando un fax dentro del mismo código de área, solo necesitas usar el número local. Por ejemplo, en los Estados Unidos, si el número completo es 212-555-1234, simplemente marcarías 555-1234.
Formato nacional (dentro de tu país)
En los Estados Unidos, si estás enviando un fax a un código de área diferente, necesitas incluir el prefijo de larga distancia de EE. UU. ‘1’, seguido del código de área y el número local. Así, para el número en Alaska, marcarías 1-907-555-1234.
En otros países, el prefijo de larga distancia suele ser ‘0’, así que para enviar un fax de París a Lyon marcarías 04 2345 6789.
Formato internacional
Para el envío de faxes internacionales, necesitas conocer el código de acceso internacional, que es ‘011’ en los EE. UU. y ’00’ en la mayoría de los otros países, luego el código del país, el código de área y el número local. Por ejemplo,
Si estás enviando un fax desde EE. UU. a Londres, Reino Unido, marcarías:011-44-20-1234567, mientras que
Si estás enviando un fax desde el Reino Unido a Nueva York, marcarías:
001-212-555-1234.
Podrías ver esto mostrado como +44-20-1234567 o +1-212-555-1234, donde el signo + sirve como un código de acceso internacional genérico y significa «precede el número con tu código de acceso internacional».
Ejemplo: Formato de número de fax internacional para un número del Reino Unido
¿Puede un número de fax tener 7 dígitos (o 6, u 8, etc.)?
A veces.
Un número de fax puede tener 7 dígitos de longitud, especialmente cuando estás marcando dentro de la misma área local o ciudad. En tales casos, típicamente no necesitas marcar el código de área, lo que hace que el número de marcación efectivo sea de 7 dígitos. Esto es cierto en ciertas áreas donde la infraestructura de telecomunicaciones admite la marcación de 7 dígitos, como en algunas regiones de Estados Unidos y Canadá.
Sin embargo, para comunicaciones más amplias o internacionales, los números de fax requerirán un código de área o un código de país, respectivamente, haciendo que el número total de dígitos sea mayor a 7.
En los EE. UU., ¿necesito añadir un ‘1’ antes de marcar un número de fax?
En los EE. UU., solo necesitas añadir el ‘1’ antes de marcar un número de fax si estás enviando un fax a un código de área diferente.
El ‘1’ sirve como prefijo de larga distancia. Así que si estás en Nueva York (código de área 212) y estás enviando un fax a Los Ángeles (código de área 323), marcarías 1, luego el código de área, y luego el número local, como:1-323-555-1234.
Sin embargo, si estás enviando un fax a un número dentro del mismo código de área que tú, no necesitas añadir el ‘1’. Simplemente puedes marcar el número local. Por ejemplo, si estás enviando un fax a otro número en la ciudad de Nueva York, solo marcarías el número local 555-1234.
¿Puede cualquier número aleatorio ser un número de fax?
No, un número de teléfono aleatorio no necesariamente servirá como número de fax. Hay algunos criterios que un número debe cumplir para ser un número de fax válido:
- Longitud del número: La longitud del número debe cumplir con las regulaciones de telecomunicaciones locales. Por ejemplo, en los Estados Unidos, un número de fax sin el código de país típicamente incluye un código de área y un número local de 7 dígitos, para un total de 10 dígitos.
- Asignación y activación: Un número debe ser asignado por un proveedor de telecomunicaciones y activado como una línea telefónica.
- Formato adecuado: Los números de fax también deben adherirse al formato adecuado, que generalmente incluye un código de país (para faxes internacionales), un código de área y un número local.
- Disponibilidad: El número no puede estar ya en uso como una línea telefónica a menos que esté específicamente configurado para manejar tanto llamadas de voz como faxes, lo cual algunos sistemas modernos pueden hacer.
En esencia, aunque un número aleatorio podría potencialmente ser un número de fax, tendría que cumplir con estos criterios. Simplemente elegir un número aleatorio e intentar enviar un fax a él es poco probable que tenga éxito a menos que ese número sea una línea de fax válida y activa.
Cómo formatear una hoja de portada de fax
La hoja de portada es una adición útil a tu fax porque contiene información sobre cómo encaminar el documento que estás enviando. Aquí está lo que incluye un formato de fax estándar:
- Tu información de contacto: Tu nombre, nombre de la empresa y número de fax.
- Información del destinatario: El nombre del destinatario, nombre de la empresa y número de fax.
- Fecha: La fecha en que estás enviando el fax.
- Número de páginas: El número total de páginas incluyendo la hoja de portada.
- Línea de asunto: Una breve explicación de a qué se refiere el fax.
- Notas adicionales: Cualquier información o instrucción adicional que el destinatario deba tener en cuenta.
La hoja de portada ayuda a asegurar que tu fax llegue al destinatario correcto y proporciona una visión rápida de lo que se puede esperar en las páginas siguientes.
¿Cuál es el formato de archivo para un fax?
Las máquinas de fax tradicionales operan transmitiendo datos a través de una línea telefónica, escaneando el documento y convirtiéndolo en una imagen de mapa de bits. Este mapa de bits se envía luego a través de la línea telefónica donde la máquina de fax receptora imprimirá la imagen de mapa de bits.
TIFF Group 3 (.tif)
El formato de archivo más común es TIFF (Tagged Image File Format) debido a su alta calidad y excelente compatibilidad con las máquinas de fax. Sin embargo, la variante de TIFF que se utiliza a menudo en el envío de faxes se conoce como TIFF Group 3 o TIFF G3.
TIFF G3 es un formato de imagen monocromática (blanco y negro). Utiliza una técnica de compresión que es muy eficiente para documentos que contienen principalmente texto. Una característica notable de este formato es su capacidad para almacenar múltiples páginas dentro de un solo archivo TIFF, lo que lo hace ideal para faxes de varias páginas. Debido a estas ventajas, el formato TIFF G3 se ha convertido en un estándar en el mundo del fax, tanto para faxes tradicionales como digitales.
PDF también es excelente
Mientras que el formato TIFF G3 es un estándar en el envío de faxes tradicionales, el Formato de Documento Portátil (PDF) se ha convertido en una opción popular para los servicios de fax en línea. Los PDF mantienen el formato y diseño de un documento independientemente del dispositivo o software utilizado para abrirlos, lo que los hace ideales para el envío de faxes en línea.
El formato PDF es universalmente compatible y está diseñado para preservar la apariencia original de un documento, incluyendo su tamaño de página, fuentes, imágenes y diseño. Esto es especialmente valioso en un entorno profesional donde es crucial mantener la claridad e integridad de los documentos que se transmiten.
Pero otros también
Ahora, en la era moderna del fax digital o por Internet, los servicios de fax han ampliado su aceptación de formatos de archivo. Ahora, junto con TIFF y PDF, también se aceptan formatos como DOC, DOCX, JPG y PNG. Estos archivos digitales suelen ser convertidos a un formato compatible con fax como TIFF G3 en segundo plano por el servicio.
