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Obwohl viele von uns auf E-Mails und Instant-Messaging-Plattformen setzen, ist das Fax in verschiedenen Geschäftsbereichen nach wie vor weit verbreitet. Das Verständnis der korrekten Formatierung eines Faxes, einschließlich Faxnummer und Deckblatt, ist eine wichtige Fähigkeit. In diesem Artikel erläutern wir das Format einer Faxnummer, wie Sie ein Fax-Deckblatt formatieren und welches Dateiformat für ein Fax verwendet wird.
Wie ist das Format einer Faxnummer?
Faxnummern sind identisch mit Telefonnummern und folgen einem bestimmten Format. Im Folgenden erfahren Sie, wie sie sich in lokale, nationale und internationale Formate unterteilen.
Lokales Format (innerhalb Ihrer Stadt)
Das lokale Faxnummernformat ist unkompliziert. Wenn Sie ein Fax innerhalb derselben Ortsvorwahl senden, benötigen Sie nur die Teilnehmernummer. Beispielsweise in Deutschland: Wenn die vollständige Nummer 030-12345678 lautet, wählen Sie innerhalb Berlins einfach 12345678.
Nationales Format (innerhalb Ihres Landes)
In Deutschland gilt: Wenn Sie ein Fax in eine andere Stadt senden, müssen Sie die Vorwahl mit der führenden ‚0‚ voranstellen, gefolgt von der Teilnehmernummer. Um also von Berlin nach München zu faxen, wählen Sie 089-12345678.
In den USA ist die Ferngesprächsvorwahl ‚1‚, sodass eine nationale Nummer als 1-907-555-1234 gewählt wird.
Internationales Format
Für internationales Faxen benötigen Sie die internationale Vorwahl, die in Deutschland ‚00‚ lautet (in den USA ‚011‚), dann die Landesvorwahl, die Ortsvorwahl und die Teilnehmernummer. Beispiele:
- Wenn Sie von Deutschland nach London, UK, faxen, wählen Sie:
00-44-20-1234567, wohingegen - Wenn Sie von Großbritannien nach Berlin faxen, wählen Sie:
00-49-30-12345678.
Sie werden dies möglicherweise als ‚+44-20-1234567‘ oder ‚+49-30-12345678‘ angezeigt sehen, wobei das ‚+‚-Zeichen als generische internationale Vorwahl dient und bedeutet: „Stellen Sie der Nummer Ihre jeweilige internationale Vorwahl voran“.
Kann eine Faxnummer 7 Ziffern haben (oder 6, oder 8, usw.)?
Unter Umständen ja.
Die Länge einer Faxnummer variiert je nach Land und Region. In Deutschland haben Teilnehmernummern (ohne Vorwahl) typischerweise zwischen 3 und 8 Ziffern. In manchen Ländern, wie den USA und Kanada, sind 7-stellige lokale Nummern üblich, wenn Sie innerhalb derselben Ortsvorwahl wählen.
Für überregionale oder internationale Kommunikation benötigen Faxnummern jedoch eine Vorwahl oder Landesvorwahl, wodurch die Gesamtzahl der Ziffern höher ausfällt.
Muss ich in Deutschland eine ‚0‘ vor der Faxnummer wählen?
In Deutschland müssen Sie die ‚0‘ vor der Faxnummer nur wählen, wenn Sie ein Fax in eine andere Stadt senden.
Die ‚0‘ ist die Ferngesprächsvorwahl. Wenn Sie sich beispielsweise in Berlin (Vorwahl 030) befinden und ein Fax nach München (Vorwahl 089) senden möchten, wählen Sie:
089-12345678.
Wenn Sie jedoch ein Fax an eine Nummer innerhalb derselben Ortsvorwahl senden, benötigen Sie die ‚0‘ nicht. Sie können einfach die Teilnehmernummer wählen. Wenn Sie beispielsweise innerhalb Berlins faxen, wählen Sie nur die Teilnehmernummer 12345678.
Kann jede beliebige Nummer eine Faxnummer sein?
Nein, eine beliebige Telefonnummer funktioniert nicht zwangsläufig als Faxnummer. Eine Nummer muss bestimmte Kriterien erfüllen, um eine gültige Faxnummer zu sein:
- Länge der Nummer: Die Länge der Nummer muss den lokalen Telekommunikationsvorschriften entsprechen. In Deutschland beispielsweise umfasst eine Faxnummer ohne Landesvorwahl typischerweise eine Ortsvorwahl und eine Teilnehmernummer.
- Zuweisung und Aktivierung: Eine Nummer muss von einem Telekommunikationsanbieter zugewiesen und als Telefonleitung aktiviert sein.
- Korrekte Formatierung: Faxnummern müssen dem korrekten Format entsprechen, das üblicherweise eine Landesvorwahl (für internationale Faxe), eine Ortsvorwahl und eine Teilnehmernummer umfasst.
- Verfügbarkeit: Die Nummer darf nicht bereits als Telefonleitung in Verwendung sein, es sei denn, sie ist speziell für Sprach- und Faxübertragung eingerichtet, was bei einigen modernen Systemen möglich ist.
Im Wesentlichen könnte eine beliebige Nummer zwar potenziell eine Faxnummer sein, müsste aber diese Kriterien erfüllen. Einfach eine zufällige Nummer zu wählen und ein Fax zu senden, wird wahrscheinlich nicht funktionieren, es sei denn, diese Nummer ist ein gültiger, aktiver Faxanschluss.
So formatieren Sie ein Fax-Deckblatt
Das Deckblatt ist eine nützliche Ergänzung zu Ihrem Fax, da es Informationen zur Weiterleitung des gesendeten Dokuments enthält. Ein Standard-Fax-Deckblatt enthält:
- Ihre Kontaktdaten: Name, Unternehmen, Telefon- und Faxnummer
- Empfängerinformationen: Name, Unternehmen und Ziel-Faxnummer
- Datum und Seitenzahl: Sendedatum und Gesamtseitenzahl einschließlich Deckblatt
- Betreffzeile: Kurze Erläuterung des Faxinhalts
- Nachrichtenbereich: Zusätzliche Hinweise oder Anweisungen
Eine umfassende Anleitung zur Erstellung professioneller Deckblätter, einschließlich Formatierungstipps, Design-Best-Practices und herunterladbarer Vorlagen, finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden für Fax-Deckblätter.
Welches Dateiformat wird für ein Fax verwendet?
Herkömmliche Faxgeräte funktionieren, indem sie Daten über eine Telefonleitung übertragen. Sie scannen das Dokument und wandeln es in ein Bitmap-Bild um. Dieses Bitmap wird dann über die Telefonleitung gesendet, wo das empfangende Faxgerät das Bitmap-Bild ausdruckt.
TIFF Group 3 (.tif)
Das gebräuchlichste Dateiformat ist TIFF (Tagged Image File Format) aufgrund seiner hohen Qualität und hervorragenden Kompatibilität mit Faxgeräten. Die beim Faxen häufig verwendete TIFF-Variante ist als TIFF Group 3 oder TIFF G3 bekannt.
TIFF G3 ist ein monochromes (Schwarz-Weiß) Bildformat. Es verwendet eine Komprimierungstechnik, die besonders effizient für Dokumente mit überwiegend Textinhalt ist. Ein bemerkenswertes Merkmal dieses Formats ist die Möglichkeit, mehrere Seiten in einer einzigen TIFF-Datei zu speichern, was es ideal für mehrseitige Faxe macht. Aufgrund dieser Vorteile hat sich das TIFF G3-Format als Standard in der Faxwelt etabliert, sowohl für traditionelle als auch für digitale Faxe.
PDF ist ebenfalls hervorragend geeignet
Während das TIFF G3-Format ein Standard beim traditionellen Faxen ist, hat sich das Portable Document Format (PDF) bei Online-Faxdiensten als beliebte Wahl etabliert. PDFs bewahren die Formatierung und das Layout eines Dokuments unabhängig vom verwendeten Gerät oder der Software, was sie ideal für Online-Faxen macht.
Das PDF-Format ist universell kompatibel und darauf ausgelegt, das ursprüngliche Erscheinungsbild eines Dokuments zu erhalten, einschließlich Seitengröße, Schriftarten, Bilder und Layout. Dies ist besonders wertvoll im professionellen Umfeld, wo es entscheidend ist, die Klarheit und Integrität der übertragenen Dokumente zu bewahren.
Aber auch andere Formate
Im modernen Zeitalter des digitalen oder Internet-Faxens haben Faxdienste ihre Formatunterstützung erweitert. Neben TIFF und PDF werden nun auch Formate wie DOC, DOCX, JPG und PNG akzeptiert. Diese digitalen Dateien werden vom Dienst im Hintergrund üblicherweise in ein faxkompatibles Format wie TIFF G3 konvertiert.