Das Faxgerät zu Hause ist seit Jahren abgebaut, aber jemand verlangt ein Fax: das Finanzamt, die Krankenkasse, das Gericht, der Anwalt der Gegenseite. Die alte Reflexantwort „dann gehe ich eben zum Copyshop“ trägt in Deutschland 2026 nicht mehr so weit, wie viele glauben. Dieser Überblick ordnet die realistischen Wege ein – mit Grenzen, Kosten und einem ehrlichen Blick darauf, was wirklich funktioniert.
Vorab: welche Nummer verlangt Ihr Empfänger eigentlich?
Bevor Sie losziehen, lohnt ein kurzer Blick auf die Nummer selbst. Nicht jede Rufnummer, die als Faxkontakt genannt wird, ist auch wirklich eine aktive Faxleitung. Behörden und Kanzleien listen gelegentlich veraltete Nummern weiter, obwohl der Anschluss längst auf ein normales Telefon umgezogen ist. Wenn Sie unsicher sind, hilft die kurze Einordnung in Was ist eine Faxnummer? Beispiel: 030 1234 5678 und die praktische Frage Kann ich an jede Telefonnummer faxen?.
Steht die Nummer, bleiben in Deutschland vier Wege, ein Fax ohne eigenes Gerät zu senden.
1. Copyshop: funktioniert, aber immer seltener
Der Copyshop war jahrzehntelang die Standardantwort auf die Frage „Wo kann ich faxen?“. Dieser Weg trägt heute nur noch bedingt. Die meisten freien Copyshops haben ihren Faxdienst in den letzten Jahren stillgelegt oder gar nicht erst wieder aufgenommen, als die Telekom ab 2018 die ISDN-Anschlüsse abgeschaltet hat. Übrig geblieben sind einzelne Betriebe in Universitätsnähe und einige Filialen der größeren Druckdienstleister, bei denen Fax eher als Nebenprodukt zu Druck und Scan auftaucht.
In der Praxis heißt das: Rufen Sie vorher an. Fragen Sie nicht, ob der Shop ein Faxgerät „hat“, sondern ob er aktiv ein Fax an eine deutsche Festnetz- oder Behördennummer senden kann und was eine Seite kostet. Übliche Preisspanne, wenn der Dienst angeboten wird: ungefähr 1 bis 3 Euro pro Seite plus eine Grundgebühr für die erste Seite. Eine Sendebestätigung in Papier gibt es meist nur auf Nachfrage.
Für ein einzelnes dringendes Fax zur nächstgelegenen Behörde kann der Copyshop immer noch der schnellste Weg sein. Für mehr als zwei oder drei Seiten, oder wenn Sie nicht in der Innenstadt wohnen, rechnet sich der Umweg selten.
2. Hotel-Geschäftszentrum: nur für Gäste, aber verlässlich
Wenn Sie geschäftlich reisen und ohnehin in einem Hotel übernachten, ist das Geschäftszentrum oder die Rezeption häufig der ruhigste Weg. Business-Hotels der Mittelklasse und darüber bieten den Faxversand als Service für Gäste an, meist über ein Multifunktionsgerät an der Rezeption oder in einem kleinen Business-Center auf der Lobby-Ebene.
Zwei Dinge sollten Sie wissen:
- Preis. Hotels rechnen pro Seite ab, oft 2 bis 5 Euro, bei internationalen Zielen deutlich mehr. Der Preis wird auf die Zimmerrechnung gebucht.
- Zugang. Diese Option setzt voraus, dass Sie dort tatsächlich wohnen. Walk-ins werden in der Regel abgelehnt oder nur gegen Aufschlag bedient. Für Reisende, die ohnehin schon vor Ort sind, ist das aber häufig der angenehmste Weg: ruhiger Schreibtisch, Scanner gleich mit, Bestätigung auf Papier.
Für eine Privatperson, die zu Hause sitzt und schnell ein Dokument an die Krankenkasse schicken muss, ist das Hotel kein Weg. Für Geschäftsreisende, die unterwegs eine Unterschrift ans Büro faxen, oft die beste Lösung.
3. Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar: der Office-Weg
Was in den USA der UPS Store oder die Drogerie leistet, übernimmt in Deutschland eher die Kanzlei oder das Steuerbüro, mit dem Sie ohnehin arbeiten. Steuerberater faxen täglich ans Finanzamt, Kanzleien ans Gericht, Notariate an Grundbuchämter und Nachlassgerichte. Jede dieser Praxen hat eine funktionierende Faxinfrastruktur, oft inklusive Zustellbestätigung mit Zeitstempel.
Wenn Sie eine laufende Mandatsbeziehung haben, ist das Mitfaxen eines Dokuments im Rahmen der eigenen Akte in vielen Kanzleien unkompliziert und wird oft gar nicht gesondert berechnet. Außerhalb eines Mandats dagegen nehmen die wenigsten Büros Walk-in-Faxaufträge an – schon aus Haftungsgründen, weil die Kanzlei dann für den Absender haftet.
Dieser Weg ist also kein Universalweg, aber eine stille Reservelösung, wenn Sie ohnehin Mandant sind und ein einzelnes Fax im Rahmen eines Vorgangs mitlaufen kann.
4. Und E-Post Fax? Seit 2019 keine Option mehr
Lange galt die E-Post der Deutschen Post als vertragsfreier Faxweg: Dokument hochladen, pro Fax bezahlen, keine Monatsgebühr. Am 1. Mai 2019 hat die Deutsche Post diese Funktion abgeschaltet. Wer in der eigenen Zettelwirtschaft noch einen Hinweis auf „E-Post Fax“ findet oder einen alten Forenbeitrag liest: der Dienst ist dauerhaft weg und kommt nicht zurück. Was heute an seine Stelle tritt, hat Paxton im Beitrag E-Post Fax wurde eingestellt – so faxen Sie heute ohne Vertrag im Detail eingeordnet.
5. Online-Faxdienst: der praktische Weg, wenn Sie nicht rausgehen wollen
Für alles, was keiner der drei physischen Wege gut abdeckt – also die meisten privaten Fälle – ist ein Online-Faxdienst die naheliegende Antwort. Technisch läuft das so: Sie öffnen die Seite des Anbieters im Browser oder am Smartphone, laden Ihr PDF hoch, geben die Zielnummer ein und bezahlen das Fax. Der Dienst wandelt das Dokument in ein klassisches Fax-Signal um und stellt es an die Faxleitung des Empfängers zu.
Für die Empfängerseite ist nicht erkennbar, dass das Fax nicht aus einem Gerät kam. Behörden, Kanzleien, Krankenkassen und Gerichte empfangen diese Faxe genauso wie jedes andere.
Zu beachten:
- Mit oder ohne Vertrag. Die meisten großen Anbieter leben vom Monatsabo. Für ein einzelnes Fax ist das selten sinnvoll. Es gibt auch Dienste, die pro gesendetem Fax abrechnen und kein Konto verlangen – geeignet für den gelegentlichen, akuten Bedarf.
- Datenschutz. Seit der Klarstellung der Datenschutzkonferenz 2021 ist Fax im Datenschutzrecht nicht mehr pauschal der sichere Kanal; achten Sie bei besonders sensiblen Dokumenten auf einen Anbieter mit Verarbeitung in der EU und klarer Löschfrist.
- Zustellbestätigung. Ein seriöser Online-Faxdienst zeigt Ihnen den Status der Übertragung sofort und liefert auf Wunsch eine Bestätigung als PDF nach. Das ersetzt den Papierausdruck des Copyshops.
PayPerFax: ein Fax, ein Preis, kein Konto
Wenn Sie unregelmäßig faxen und keinen weiteren Monatsvertrag abschließen wollen, ist PayPerFax der nächstliegende Online-Weg: Sie zahlen pro gesendetes Fax, nicht pro Monat.
- Ohne Abo, ohne Konto. Nur dann zahlen, wenn Sie wirklich faxen.
- Die ersten 3 Seiten für 2 €. Jede weitere Seite 0,75 €. Vollständige Preisübersicht.
- PayPal oder Kreditkarte. Quittung auf Wunsch.
- Von überall senden. Vom Computer oder vom Smartphone, ohne Gang zum Copyshop oder Umweg über ein Hotel.
Das ersetzt nicht alle Wege. Für ein beglaubigtes Fax, das aus einer Kanzlei kommen muss, ist weiterhin die Kanzlei zuständig. Für den dringenden Einzelfall vom Küchentisch aus ist der Online-Weg der kürzeste.