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メールやメッセージアプリが普及した現代でも、多くのビジネスシーンでFAXは依然として重要な役割を果たしています。FAX番号の形式、送付状の書き方、ファイル形式を理解しておくことは大切なスキルです。この記事では、FAX番号の形式、送付状の書式、FAXのファイル形式について詳しく解説します。
FAX番号の形式とは？
FAX番号は電話番号と同じ形式で、特定のルールに従っています。市内、国内、国際の各形式について説明します。
市内形式（同一市区町村内）
同じ市外局番内でFAXを送信する場合、市外局番を省略して市内局番と加入者番号のみでダイヤルできます。例えば、東京都内（03エリア）で完全な番号が03-1234-5678の場合、同じ03エリア内からは1234-5678とダイヤルするだけで送信できます。
国内形式（同一国内）
日本国内で異なる市外局番にFAXを送信する場合、市外局番を含めた完全な番号をダイヤルする必要があります。例えば、東京から大阪にFAXを送信する場合は06-1234-5678とダイヤルします。
携帯電話からFAXを送信する場合も、市外局番を含めた完全な番号が必要です。
国際形式
国際FAXを送信する場合、国際電話識別番号（日本では「010」、多くの国では「00」）に続けて、国番号、市外局番、市内局番と加入者番号をダイヤルします。例えば：
- 日本からアメリカのニューヨークにFAXを送信する場合：
010-1-212-555-1234 - 日本からイギリスのロンドンにFAXを送信する場合：
010-44-20-1234567
「+81-3-1234-5678」や「+1-212-555-1234」のように「+」記号で表記されることもあります。この「+」は「各国の国際電話識別番号を先頭に付けてください」という意味です。日本の場合は「+」を「010」に置き換えてダイヤルします。
FAX番号は7桁（または6桁、8桁など）でも可能ですか？
場合によっては可能です。
同じ市外局番内でダイヤルする場合、市外局番を省略して7桁または8桁でダイヤルできることがあります。日本では、市外局番を除いた番号は通常8桁（市内局番4桁＋加入者番号4桁）ですが、地域によって異なる場合もあります。
ただし、異なる市外局番への送信や国際FAXの場合は、市外局番や国番号を含める必要があるため、桁数は多くなります。
日本国内でFAX番号の前に「0」を付ける必要がありますか？
日本国内では、異なる市外局番にFAXを送信する場合、市外局番の先頭に「0」を付けてダイヤルする必要があります。
例えば、大阪（市外局番06）から東京（市外局番03）にFAXを送信する場合は：
03-1234-5678とダイヤルします。
ただし、同じ市外局番内でFAXを送信する場合は、市外局番を省略して市内局番と加入者番号のみでダイヤルできます。例えば、東京都内（03エリア）で同じエリア内に送信する場合は1234-5678とダイヤルするだけです。
任意の電話番号にFAXを送信できますか？
いいえ、任意の電話番号が必ずしもFAX番号として機能するわけではありません。有効なFAX番号として機能するためには、以下の条件を満たす必要があります：
- 番号の桁数：各国の電気通信規則に準拠した桁数である必要があります。例えば、日本では国番号を除くと、市外局番（2～5桁）と市内局番・加入者番号（合計10桁になるよう調整）で構成されます。
- 割り当てと開通：通信事業者によって割り当てられ、電話回線として開通している必要があります。
- 適切な形式：FAX番号は適切な形式に従う必要があります。通常、国際FAXの場合は国番号、市外局番、市内局番と加入者番号で構成されます。
- 使用可能状態：音声通話とFAXの両方を処理できるよう設定されている場合を除き、既に使用中の電話回線であってはなりません。最新のシステムの中には両方に対応できるものもあります。
つまり、任意の番号がFAX番号になる可能性はありますが、上記の条件を満たしている必要があります。適当な番号を選んでFAXを送信しようとしても、その番号が有効で稼働中のFAX回線でない限り、送信は成功しません。
FAX送付状の書き方
送付状（「カバーシート」とも呼ばれます）は、送信する文書の宛先情報を記載するために役立ちます。標準的なFAX送付状には以下の項目を含めます：
- 送信者の連絡先：氏名、会社名、電話番号、FAX番号
- 受信者の情報：氏名、会社名、送信先FAX番号
- 日付と総ページ数：送信日と送付状を含む総ページ数
- 件名：FAXの内容を簡潔に説明
- メッセージ欄：追加のメモや指示事項
プロフェッショナルな送付状の作成方法、書式のポイント、デザインのベストプラクティス、ダウンロード可能なテンプレートについては、詳細なFAX送付状ガイドをご覧ください。
FAXのファイル形式とは？
従来のFAX機は電話回線を通じてデータを送信し、文書をスキャンしてビットマップ画像に変換します。このビットマップが電話回線を通じて送信され、受信側のFAX機がビットマップ画像を印刷します。
TIFF Group 3 (.tif)
最も一般的なファイル形式はTIFF（Tagged Image File Format）です。高品質でFAX機との互換性に優れているためです。ただし、FAXで使用されるTIFFの種類は通常、TIFF Group 3またはTIFF G3と呼ばれます。
TIFF G3はモノクロ（白黒）の画像形式です。主にテキストで構成される文書に非常に効率的な圧縮技術を使用しています。この形式の特徴の一つは、1つのTIFFファイル内に複数のページを保存できることで、複数ページのFAXに最適です。これらの利点から、TIFF G3形式は従来のFAXとデジタルFAXの両方で標準となっています。
PDFも最適
TIFF G3形式は従来のFAXの標準ですが、PDF（Portable Document Format）はオンラインFAXサービスで人気の選択肢となっています。PDFは、開くデバイスやソフトウェアに関係なく文書の書式とレイアウトを維持するため、オンラインFAXに最適です。
PDF形式は汎用性が高く、ページサイズ、フォント、画像、レイアウトを含む文書の元の外観を保持するよう設計されています。これは、送信する文書の明瞭さと完全性を維持することが重要なビジネスシーンで特に価値があります。
その他の形式も対応
デジタルFAXやインターネットFAXが普及した現代では、FAXサービスが対応するファイル形式も拡大しています。TIFFやPDFに加えて、DOC、DOCX、JPG、PNGなどの形式も受け付けています。これらのデジタルファイルは通常、サービス側でTIFF G3などのFAX互換形式にバックグラウンドで変換されます。