Die Faxbestätigung ist ein wesentlicher Bestandteil des Faxübertragungsprozesses. Es ist die Benachrichtigung, die Sie nach dem Senden eines Faxes erhalten. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Faxbestätigungen erkennen können – ob Sie eine traditionelle Faxmaschine oder einen Online-Faxdienst verwenden.
Allgemeine Fragen
Wie kann ich bestätigen, dass ein Fax empfangen wurde?
Sie können bestätigen, dass ein Fax empfangen wurde, indem Sie die Bestätigungsmeldung auf dem LCD-Bildschirm des Geräts, eine gedruckte Bestätigungsseite oder das Faxjournal überprüfen. Online-Dienste zeigen in der Regel eine Bestätigungsseite an oder senden nach erfolgreicher Faxübertragung eine E-Mail.
Ein Fax wurde bestätigt aber nicht empfangen. Was ist passiert?
Wenn ein Fax bestätigt wurde aber nicht empfangen wurde, kann dies verschiedene Ursachen haben: Papierstau, niedriger Tintenstand, fehlendes Papier oder Probleme mit dem Empfangsgerät. Sie müssen das Fax wahrscheinlich erneut senden und dies mit dem Empfänger verifizieren.
Wie lange dauert es, eine Faxbestätigung zu erhalten?
Die Zeit bis zum Erhalt einer Faxbestätigung kann variieren. In der Regel erfolgt sie unmittelbar nach dem Senden des Faxes. Verzögerungen können jedoch aufgrund von Netzwerkproblemen, dem Empfangsgerät oder dem Faxdienst selbst auftreten.
Weitere Details finden Sie in unserem Artikel „Wie lange dauert es, ein Fax zu senden?„.
Bestätigungen von einem physischen Faxgerät
Bei der Verwendung einer traditionellen Faxmaschine erhalten Sie in der Regel auf eine von drei Arten eine Bestätigung über eine erfolgreiche Faxübertragung:
1. LCD-Bildschirmbestätigung
Das LCD-Display der Faxmaschine zeigt den Fortschritt der Faxübertragung an, einschliesslich Seitenwechsel und Dauer. Nach Abschluss des Faxes zeigt die Maschine eine kurze Bestätigungsmeldung an, die anzeigt, ob das Fax erfolgreich gesendet wurde.
2. Gedruckte Bestätigungsseite
Faxmaschinen können so eingerichtet werden, dass sie automatisch Bestätigungsberichte für jedes gesendete Fax drucken. Diese werden auf einem separaten Blatt ausgegeben.
Normalerweise sind Faxmaschinen so eingestellt, dass sie eine solche Seite nur bei Problemen beim Senden oder Empfangen eines Faxes ausgeben, um Papier zu sparen. Die meisten Faxmaschinen können diese Funktion jedoch entweder vollständig deaktivieren oder für alle Transaktionsergebnisse aktivieren.
Einige Faxmaschinen drucken nur ein kleines Feld mit einigen Details auf der Seite. Andere fügen die gesamte erste Seite des übertragenen Faxes hinzu, wie im folgenden Beispiel gezeigt.
3. Faxbericht oder Journal
Faxmaschinen können ein Protokoll der gesendeten (und empfangenen) Faxe über einen bestimmten Zeitraum drucken. Diese Berichte, auch als „Journals“ oder „Protokolle“ bekannt, bieten eine Aufzeichnung aller gesendeten und empfangenen Faxe über einen bestimmten Zeitraum. Ein Journal sieht typischerweise so aus:
Bestätigung von einem Online-Faxdienst
Wenn Sie ein Fax mit einem Online-Faxdienst senden, erhalten Sie in der Regel auf eine der folgenden Arten eine Bestätigung:
1. Online-Bestätigungsseite
Nach dem Absenden eines Faxes online leitet Sie der Anbieter möglicherweise auf eine Statusverfolgungsseite weiter. Diese Seite aktualisiert sich zu einer Bestätigungsseite, sobald das Fax gesendet wurde.
So sieht die Bestätigungsseite von GotFreeFax aus:
2. Bestätigungs-E-Mail
Die meisten Online-Faxdienste bieten eine Funktion, bei der Sie nach Abschluss eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Details des gesendeten Faxes erhalten. So sieht die Bestätigungs-E-Mail von faxZERO aus:
3. Statusabfrage oder Callback für Entwickler
Für Entwickler bieten Online-Faxdienste eine Statusantwort oder führen einen Callback zu Ihrem Endpoint durch, um eine erfolgreiche Faxübertragung zu bestätigen. Wir gehen hier nicht auf die Details ein, aber hier sind Links, wie zwei Anbieter dies umsetzen:
- Dokumentation des Web-Callback-Mechanismus von Phaxio
- Dokumentation der Statusabfrage-Methode von InterFAX