Word文書をFAXで送信したいけれど、従来のFAX機がない場合はどうすればよいでしょうか。DOCファイルでもDOCXファイルでも、Microsoft Word文書の送信に印刷やスキャンは不要になりました。
オンラインFAXサービスを使えば、従来の手間が省けます。PayPerFaxなら、Word文書をあらゆるデバイスから直接アップロードし、世界中のFAX機に送信できます。従来のDOCファイルも現行のDOCX形式も対応しており、FAX送信用に自動変換されます。
Word文書をFAXで送信する手順
Word文書のFAX送信は、数ステップで完了します。以下が全体の流れです：
❶ Wordファイルをアップロード
PayPerFaxの「FAXを送信」ページにアクセスします。「ファイルを選択」をクリックするか、Word文書をアップロードエリアに直接ドラッグします。DOCとDOCX両方の形式に対応し、変換は自動で行われます。
ファイルが正常にアップロードされると確認が表示されます。関連する複数の文書を送信する場合は、複数のWordファイルをまとめてアップロードできます。1回のFAX送信として統合されます。
❷ 送信先情報を入力
送信先のFAX番号を入力し、国際送信の場合は正しい国旗を選択します。これにより、番号形式が正しく設定され、料金も正確に計算されます。
配信確認を受け取るためにメールアドレスを入力します。受信者名や連絡先情報も入力できますが、これらは任意項目です。
❸ 送付状を作成（任意）
Word文書に送付状が含まれていない場合は、システム内で直接作成できます。ビジネス文書に背景説明や特別な指示が必要な場合に便利です。
送付状は合計ページ数に1ページ追加されるため、料金計算に含めてください。プロフェッショナルなフォーマットのコツや送付状の例については、FAXフォーマット基準の総合ガイドをご覧ください。
❹ 送信前にプレビュー
「FAXをプレビュー＆料金確認」をクリックすると、Word文書がFAX送信時にどのように表示されるかを確認できます。このプレビューステップで、最終的なフォーマットと合計料金を送信確定前に確認できます。
Word文書のフォーマットがFAX送信時に完全に再現されない場合があります。プレビューで問題を発見し、必要に応じて調整できます。
料金は明確です。通常、世界中への送信で最初の3ページまで$2、追加ページは1ページあたり$0.75です。
❺ 支払いを完了して追跡
プレビューに問題がなければ、クレジットカードまたはPayPalで支払いに進みます。支払い後、送信の進捗をリアルタイムで確認できるトラッキングページが表示されます。
配信が正常に完了するとメールで確認が届きます。何らかの理由で送信が失敗した場合、料金は発生しません。これがPayPerFaxの「送信失敗時は料金不要」保証です。
Word文書送信のコツ
Word文書をFAXで送信する際に最適な結果を得るには、フォーマット変換の仕組みを理解しておくと役立ちます：
フォーマットに関する注意：表、テキストボックス、複数列などの複雑なフォーマットは、変換時にずれることがあります。シンプルで整理されたレイアウトがFAX送信には最適です。
フォントの選択：Arial、Times New Roman、Calibriなどの標準フォントを使用してください。装飾フォントやカスタムフォントは、受信側のFAX機で正しく表示されない場合があります。
FAX送信前の時間節約に役立つフォーマット技法については、MakeUseOfの総合Wordフォーマットガイドをご覧ください。
ファイルバージョンの互換性：DOC（旧形式）とDOCX（現行形式）の両方がスムーズに機能します。どのバージョンをアップロードしても、システムが自動的に変換を処理します。
画像とグラフィックの取り扱い：Word文書に埋め込まれた写真やグラフィックは送信されますが、画質は低下します。コントラストの高い画像は、詳細な写真やカラーグラフィックより適切に送信されます。
ページ余白：Word文書には十分な余白を確保してください。各辺に少なくとも2.5cm必要です。FAX機はページ端に近すぎる内容を切り取ることがあります。
ファイルサイズ：スムーズなアップロードと処理のため、ファイルサイズは8MB以下に抑えてください。
PDF形式のファイルを扱う場合は、PDF文書のFAX送信ガイドで形式別のベストプラクティスを解説しています。
WordからFAXへの一般的な問題
変換時に起こりうる問題を理解しておくと、文書を効果的に準備できます：
一般的なフォーマットのクリーンアップ：複数のソースから取り込んだ不統一なフォーマットがWord文書にある場合、FAX送信前にWordの書式クリア機能を使用することを検討してください。このシンプルなフォーマットクリーンアップガイドで、問題のあるスタイルを素早くリセットする方法を確認できます。
表のフォーマット：複雑な表は再配置されたり、配置がずれたりすることがあります。表構造を簡略化するか、明確な間隔を持つプレーンテキストに変換することを検討してください。
ヘッダーとフッター：これらの要素は明確に送信されないことがあります。重要な情報はヘッダーやフッターに頼らず、文書本文に含めてください。
変更履歴とコメント：FAX送信前にすべての変更履歴とコメントを削除してください。これらの要素は、FAX版で紛らわしい痕跡を残すことがあります。
パスワード保護：アップロード前にWord文書からパスワード保護を解除してください。保護されたファイルはFAX送信用に処理できません。
国際送信に関する注意事項
Word文書を国際FAXで送信する際は、以下の点に注意してください：
文字セット：特殊文字や非ラテン文字を含む文書は、すべてのFAX機で正しく表示されない場合があります。不安な場合は、まず短い文書でテストしてください。
タイムゾーン：国際FAXの配信は、受信先の営業時間とFAX機の可用性に依存します。
料金計算：国際料金は送信先の国によって異なりますが、プレビューでは送信前に常に正確な料金が表示されます。
料金とサービス機能
PayPerFaxはWord文書のFAX送信をわかりやすい料金で提供しています。$2で送付状を含む最大3ページまで、追加ページは1ページあたり$0.75です。
デスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど、すべてのデバイスで利用できます。Word文書はSSL暗号化でアップロードされ、ファイルは送信中のみ一時的に保存されます。
国際FAXは130カ国以上に対応。サブスクリプションや長期契約は不要です。成功した送信に対してのみ料金が発生します。
文書セキュリティの詳細については、MicrosoftのWordセキュリティガイドラインを参照してください。
よくある質問
どのWordバージョンに対応していますか？ Microsoft Wordのあらゆるバージョンで作成されたDOC・DOCXファイルに対応しています。
フォーマットは維持されますか？ 基本的なフォーマットは適切に変換されますが、複雑なレイアウトはずれることがあります。プレビューで文書がどのように表示されるかを正確に確認できます。
画像入りの文書もFAX送信できますか？ はい。ただしFAX送信時に画質は低下します。コントラストの高い画像が最適です。
Wordファイルがアップロードできない場合は？ ファイルがパスワード保護されていないか、8MB以下であることを確認してください。アップロード前に文書の制限をすべて解除してください。
国際FAXにはどのくらい時間がかかりますか？ 通常、1ページあたり1〜2分で送信が完了します。送信先の国と受信側FAX機の状況によって異なります。