Sie müssen ein Word-Dokument faxen, haben aber kein herkömmliches Faxgerät? Ob DOC- oder DOCX-Dateien – das Faxen von Microsoft Word-Dokumenten erfordert heute weder Drucken noch Scannen.
Online-Faxdienste beseitigen die traditionellen Hürden. Mit PayPerFax können Sie Ihr Word-Dokument direkt von jedem Gerät hochladen und an Faxgeräte weltweit senden. Der Dienst akzeptiert sowohl ältere DOC-Dateien als auch das aktuelle DOCX-Format und konvertiert diese automatisch für die Faxübertragung.
So faxen Sie Ihr Word-Dokument
Das Faxen von Word-Dokumenten erfordert nur wenige einfache Schritte. Hier ist der vollständige Ablauf:
❶ Word-Datei hochladen
Öffnen Sie die PayPerFax-Seite „Fax senden“. Klicken Sie auf „Datei auswählen“ oder ziehen Sie Ihr Word-Dokument direkt in den Upload-Bereich. Das System akzeptiert sowohl DOC- als auch DOCX-Formate und übernimmt die Konvertierung automatisch.
Sie erhalten eine Bestätigung, sobald Ihre Datei erfolgreich hochgeladen wurde. Wenn Sie mehrere zusammengehörige Dokumente senden möchten, können Sie mehrere Word-Dateien gemeinsam hochladen – sie werden zu einer einzigen Faxübertragung zusammengefasst.
❷ Empfängerinformationen eingeben
Geben Sie die Zielfaxnummer ein und wählen Sie dabei die korrekte Länderflagge für internationale Sendungen. Dies stellt die richtige Nummernformatierung und eine genaue Kostenberechnung sicher.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an, um eine Zustellbestätigung zu erhalten. Sie können auch den Namen des Empfängers und Ihre Kontaktdaten angeben, diese Felder sind jedoch optional.
❸ Deckblatt erstellen (optional)
Wenn Ihr Word-Dokument kein eigenes Deckblatt enthält, können Sie eines direkt im System erstellen. Dies ist besonders nützlich beim Versand von Geschäftsdokumenten, die Kontext oder besondere Anweisungen benötigen.
Das Deckblatt zählt als zusätzliche Seite, berücksichtigen Sie dies bei der Preiskalkulation. Für professionelle Formatierungstipps und Deckblatt-Beispiele lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zu Fax-Formatierungsstandards.
❹ Vorschau vor dem Senden
Klicken Sie auf „Fax-Vorschau & Preis prüfen“, um genau zu sehen, wie Ihr Word-Dokument beim Faxen dargestellt wird. Diese Vorschau zeigt Ihnen die endgültige Formatierung und die Gesamtkosten, bevor Sie den Versand bestätigen.
Word-Dokumente haben manchmal Formatierungen, die sich nicht perfekt in die Faxübertragung übertragen lassen. Die Vorschau ermöglicht es Ihnen, eventuelle Probleme zu erkennen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Die Preise sind transparent – in der Regel $2 für die ersten 3 Seiten weltweit, jede weitere Seite kostet $0.75.
❺ Zahlung abschließen und verfolgen
Sobald Sie mit der Vorschau zufrieden sind, fahren Sie mit der Zahlung per Kreditkarte oder PayPal fort. Nach der Zahlung erhalten Sie eine Tracking-Seite, auf der Sie den Übertragungsfortschritt in Echtzeit verfolgen können.
Eine E-Mail-Bestätigung erfolgt, sobald die Zustellung erfolgreich abgeschlossen ist. Sollte die Übertragung aus irgendeinem Grund fehlschlagen, werden Ihnen keine Kosten berechnet – das ist die PayPerFax-Garantie: keine Gebühren bei fehlgeschlagenen Faxen.
Tipps für Word-Dokumente
Um optimale Ergebnisse beim Faxen von Word-Dokumenten zu erzielen, ist es hilfreich zu verstehen, wie die Formatkonvertierung funktioniert:
Formatierungshinweise: Komplexe Formatierungen wie Tabellen, Textfelder und mehrere Spalten können sich bei der Konvertierung verschieben. Einfache, übersichtliche Layouts funktionieren am besten für die Faxübertragung.
Schriftartenwahl: Verwenden Sie Standardschriftarten wie Arial, Times New Roman oder Calibri. Dekorative oder benutzerdefinierte Schriftarten werden möglicherweise auf dem empfangenden Faxgerät nicht korrekt angezeigt.
Für weitere zeitsparende Formatierungstechniken vor dem Faxen lesen Sie den umfassenden Word-Formatierungsleitfaden von MakeUseOf.
Dateiversionskompatibilität: Sowohl DOC- (älteres Format) als auch DOCX-Dateien (aktuelles Format) funktionieren problemlos. Das System übernimmt die Konvertierung automatisch, unabhängig davon, welche Version Sie hochladen.
Bilder und Grafiken: In Word-Dokumenten eingebettete Fotos und Grafiken werden übertragen, allerdings mit Qualitätsverlust. Kontrastreiche Bilder funktionieren besser als detaillierte Fotos oder farbige Grafiken.
Seitenränder: Stellen Sie ausreichende Seitenränder in Ihrem Word-Dokument sicher – mindestens 2,5 cm auf allen Seiten. Faxgeräte schneiden manchmal Inhalte ab, die zu nah am Seitenrand liegen.
Dokumentgröße: Halten Sie Dateigrößen im angemessenen Rahmen (unter 8 MB) für einen reibungslosen Upload und Verarbeitung.
Wenn Sie stattdessen mit PDF-Dateien arbeiten, behandelt unser Leitfaden zum Faxen von PDF-Dokumenten die formatspezifischen Best Practices.
Häufige Probleme bei Word-zu-Fax
Das Verständnis möglicher Konvertierungsherausforderungen hilft Ihnen, Dokumente effektiv vorzubereiten:
Allgemeine Formatbereinigung: Wenn Ihr Word-Dokument inkonsistente Formatierungen aus verschiedenen Quellen aufweist, verwenden Sie vor dem Faxen die Word-Funktion zum Löschen der Formatierung. Diese einfache Anleitung zur Formatbereinigung zeigt Ihnen, wie Sie problematische Formatierungen schnell zurücksetzen.
Tabellenformatierung: Komplexe Tabellen können umfließen oder ihre Ausrichtung verlieren. Erwägen Sie, Tabellenstrukturen zu vereinfachen oder Tabellen in Klartext mit deutlichen Abständen umzuwandeln.
Kopf- und Fußzeilen: Diese Elemente werden manchmal nicht klar übertragen. Fügen Sie wichtige Informationen in den Hauptteil des Dokuments ein, anstatt sich auf Kopf- oder Fußzeilen zu verlassen.
Änderungsverfolgung und Kommentare: Entfernen Sie alle nachverfolgten Änderungen und Kommentare vor dem Faxen. Diese Elemente können verwirrende Artefakte in der gefaxten Version erzeugen.
Kennwortschutz: Entfernen Sie jeglichen Kennwortschutz von Ihrem Word-Dokument vor dem Hochladen. Geschützte Dateien können nicht für die Faxübertragung verarbeitet werden.
Internationale Hinweise
Beim internationalen Faxen von Word-Dokumenten beachten Sie folgende Faktoren:
Zeichensätze: Dokumente mit Sonderzeichen oder nicht-lateinischen Alphabeten werden möglicherweise nicht auf allen Faxgeräten korrekt angezeigt. Testen Sie im Zweifelsfall zuerst mit einem kurzen Dokument.
Zeitzonen: Die internationale Faxzustellung hängt von den Geschäftszeiten des Empfängerstandorts und der Verfügbarkeit des Faxgeräts ab.
Kostenberechnung: Internationale Tarife variieren je nach Zielland, aber die Vorschau zeigt immer den genauen Preis vor dem Versand.
Preise & Servicefunktionen
PayPerFax bietet das Faxen von Word-Dokumenten zu transparenten Preisen: $2 deckt bis zu 3 Seiten inklusive optionalem Deckblatt ab, jede weitere Seite kostet $0.75.
Der Dienst funktioniert auf allen Geräten – Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones. Ihre Word-Dokumente werden mit SSL-Verschlüsselung hochgeladen, und Dateien werden nur temporär während der Übertragung gespeichert.
Internationales Faxen erreicht über 130 Länder ohne Abonnement oder langfristige Verpflichtungen. Sie zahlen nur für erfolgreiche Übertragungen.
Für zusätzliche Informationen zur Dokumentensicherheit lesen Sie die Sicherheitsrichtlinien von Microsoft Word.
Häufige Fragen
Welche Word-Versionen werden unterstützt? Sowohl DOC- als auch DOCX-Dateien aus jeder Version von Microsoft Word.
Bleibt meine Formatierung erhalten? Grundlegende Formatierungen werden gut übertragen, komplexe Layouts können sich jedoch verschieben. Die Vorschau zeigt genau, wie Ihr Dokument erscheinen wird.
Kann ich Dokumente mit Bildern faxen? Ja, aber die Bildqualität wird bei der Faxübertragung reduziert. Kontrastreiche Bilder funktionieren am besten.
Was tun, wenn meine Word-Datei nicht hochgeladen wird? Prüfen Sie, ob die Datei nicht kennwortgeschützt ist und unter 8 MB liegt. Entfernen Sie alle Dokumenteinschränkungen vor dem Hochladen.
Wie lange dauert internationales Faxen? Die Übertragung wird in der Regel innerhalb von 1-2 Minuten pro Seite abgeschlossen, abhängig vom Zielland und der Verfügbarkeit des empfangenden Faxgeräts.