パソコンからFAXを送信するには、3つの方法があります:
- オンラインFAXサービスを利用する。
- パソコンにFAXモデム(ハードウェア)を取り付け、FAXソフトウェア(OSに付属している場合もあります)を使用する。
- ネットワークに設置されたFAXサーバーを利用する。
1. オンラインFAXサービスを利用する
この方法では、ハードウェアやソフトウェアのインストールは不要です。プロバイダーに登録するだけで、(1) FAXを受信できる番号が割り当てられ、(2) FAXの送信が可能になります。
FAX受信については、プロバイダーが割り当てた番号に届いたFAXは、自動的にメールの添付ファイルとして転送されます。添付ファイルを表示するにはFAXビューアーが必要ですが、多くの場合、OSに標準でインストールされています。
FAX送信については、メールを送信するアドレスをインターネットFAXプロバイダーに登録する必要があります。プロバイダーから、メールをFAXとして送信するためのフォーマット方法が案内されます。通常、宛先アドレスを特定の形式に変更します。メールを送信すると、FAXは1〜2分以内に送信されます。
1回だけFAXを送信したい場合は、登録不要・契約不要のpayperfax.comのようなサービスの利用をおすすめします。
2. FAXモデムとFAXソフトウェアを使用する
この方法では、パソコンにハードウェアのFAXモデムを取り付ける必要があります。現在、ほとんどのモデムはデータモデムとFAXモデムの両方の機能を持つデュアル機能デバイスです。FAXモデムはPCの内部スロットに取り付け、通常の電話ケーブルで電話回線に接続します。
さらに、送信先のFAX番号を入力したり、FAXを管理したりするためのFAXソフトウェアが必要です。
3. ネットワークFAXサーバーを利用する
この方法は、ハードウェアとソフトウェアのインストールが必要という点では上記の方法2と似ています。ただし、違いは、ネットワークごとに1回だけハードウェア/ソフトウェアのインストールが必要という点です。つまり、ネットワーク上のすべてのユーザーが、個人のパソコンに何もインストールせずにFAXを送信できます。この構成は通常、オフィス環境に適しており、家庭や小規模オフィスには向いていません。
通常、FAXを送信する各パソコンには、小さなクライアントソフトウェアが必要です。これは、FAX送信を開始し、送信FAXキューを管理するために必要です。FAXを送信する際、このFAXクライアントがFAXサーバーに接続し、送信先番号やその他のパラメータとともにFAX用のドキュメントを送信します。サーバーが実際の送信を行い、FAXの結果をクライアントに報告します。
CapterraのFAXサーバー製品リストを参照してください。ただし、一部は実際にはオンラインFAXサービスである点にご注意ください。